Информирование присутствующих :: vuzlib.su

ТЕКСТЫ КНИГ ПРИНАДЛЕЖАТ ИХ АВТОРАМ И РАЗМЕЩЕНЫ ДЛЯ ОЗНАКОМЛЕНИЯ


Информирование присутствующих

.

Информирование присутствующих

Следующий основной этап деловой
беседы — информирование присут­ствующих, т. е. передача сведений, с которыми вы
хотите их познако­мить. Такая передача должна быть точной, ясной (отсутствие
двусмыс­ленности, путаницы, недосказанности), профессионально правильной и по
возможности наглядной (использование общеизвестных ассоциа­ций и параллелей, а
также наглядных пособий). При этом всегда, когда это возможно, следует сообщать
присутствующим источники вашей информации и указывать на их надежность.

Особое внимание нужно уделять
краткости изложения. Необхо­димо не забывать о временных рамках беседы. Вольтер
как-то сказал: «Секрет быть скучным состоит в том, чтобы рассказать все».

Постоянно следует помнить о
направленности беседы, т. е. держать в голове ее основные задачи и не
отклоняться от темы, даже если собе­седники забрасывают докладчика вопросами.

Во время беседы нужно постоянно
обращаться к собеседнику с воп­росами, учитывая, что личное влияние в деловых
отношениях имеет очень большое значение.

Большинство людей по многим
причинам неохотно отвечают на прямые вопросы (недостаточное знание предмета,
боязнь передачи не­правильных сведений, деловые ограничения, трудности в
изложении). Поэтому сначала надо заинтересовать собеседника, т. е. объяснить
ему, почему отвечать на ваши вопросы в его интересах. Кроме того, не ме­шает
объяснить, почему вас интересует тот или иной факт и как вы собираетесь
использовать полученную от него информацию. Необхо­димо помнить, что и ваш
собеседник спрашивает себя: «Почему они хотят это узнать? Почему их это
интересует?».

В процессе информирования не
стоит прерывать собеседника без крайней необходимости, но и не нужно бояться
пауз в разговоре — воз­можно, он просто собирается с мыслями, чтобы сказать
что-то важное. Но если пауза затягивается, необходимо приободрить собеседника
кос­венным вопросом, на который односложно ответить нельзя, и вольно или
невольно приходится пускаться в пространные рассуждения. И здесь нужно уметь
только выбирать подходящие моменты для заме­чаний и делать их обоснованно, в тактичной
форме, помня о необходи­мости самокритики.

При информировании нужно искренне
и заинтересованно слушать говорящего. И при этом еще стараться оставаться самим
собой: есте­ственным, вежливым без формализма, радушным хозяином, чуждым,
однако, маниловским излияниям.

Слушая собеседника, нужно уметь
воспринимать сказанное «меж­ду словами», что аналогично чтению «между строк».
Это имеет перво­степенное значение в беседах официальных руководителей высокого
ранга, которые часто не могут себе позволить открыто говорить все, что думают и
хотят.

Информируя присутствующих, нужно
твердо придерживаться ос­новного направления беседы, последовательно проводить
свою мысль, свое мнение, не навязчиво, но упорно его отстаивать. Все поставлен­ные
вопросы при этом рассматриваются в той последовательности, в которой это было
запланировано, и переходить к следующему нужно только после обсуждения
предыдущего.

В процессе информирования следует
внимательно следить за всем, что спрашивает собеседник, за смыслом его слов.
Если что-то неясно, следует обязательно поставить уточняющий вопрос, но так,
чтобы со­беседник при ответе высказал собственное мнение, а не пытался гово­рить,
используя затасканные стереотипы.

Информируя, отдельные собеседники
часто стремятся скрыть свои мысли, отделаться общими фразами, уйти от принятия
конк­ретных решений. Для этого они обычно пользуются сле­дующими приемами:

— используют выражения, не
имеющие предмет­ного содержания, типа: «есть решение…» (а чье?);

— употребляют глаголы, не дающие
указания на точный образ действий, например, «надо улуч­шить», «требуется
активизировать» и т.п.;

— делают намеки, когда нет
конкретного ука­зания на того, о ком идет речь, например, «есть мнение…» (а
чье?);

— передают информацию очень
неопреде­ленно и субъективно, когда говорят «это хоро­шо…» или «это плохо…»
(а для других это как?);

— обобщают информацию, меняя ее
смысло­вое содержание.

Использование подобных приемов
суще­ственно снижает эффективность деловой беседы и усложняет достижение
поставленной цели. Мож­но перечислить еще ряд факторов, которые надо уметь
выявлять в сообщаемой информации и стре­миться «нейтрализовать» их негативное
влияние. Среди них:

— усреднение или, наоборот, избирательность
в подходе к воспринимаемой информации;

— нежелание воспринимать
негативные факты;

— упрощение, выражающееся в
формировании представления на основе фрагментарной информации или первого
впечатления;

— негативные эмоции, вызванные
посторонними раздражителями;

— перенос негативного отношения к
каким-либо отдельным чер­там собеседника или деталей проблемы на общую оценку;

— ведение беседы с подтекстом.

.

Назад