ТЕКСТЫ КНИГ ПРИНАДЛЕЖАТ ИХ АВТОРАМ И РАЗМЕЩЕНЫ ДЛЯ ОЗНАКОМЛЕНИЯ
2.3.Співбесіда, як важливий елемент прийому працівника на роботу,
характеристика її етапів.
.
2.3.Співбесіда, як важливий елемент прийому працівника на
роботу, характеристика її етапів.
Дуже важливим і ефективним елементом прийому працівника на
роботу є проведення співбесіди з кандидатом. Саме при проведенні співбесіди
можна отримати максимальну інформацію про претендента на посаду, скласти
враження про можливість виконання ним функціональних обов`язків.
Співбесіда – це спілкування з претендентом на певну посаду,
спрямоване на отримання інформації щодо його досвіду, рівня знань, особистих і
професійних якостей.
Етапи проведення співбесіди:
підготовка до її проведення;
організація і проведення співбесіди;
оцінювання і підведення підсумків.
Підготовка до проведення співбесіди
При підготовці співбесіди необхідно врахувати, що попередній
відбір претендентів на вакантну посаду вже зроблений на етапі вивчення
документів претендентів.
Припустимо, що Державна податкова адміністрація України
оголосила внутрішній конкурс на заміщення двох посад: керівної – начальника
районної інспекції і спеціаліста – податкового інспектора юридичного відділу
центрального апарата.
Подані в управління кадрів документи від претендентів були
вивчені. Але вивчення документів не дає можливості прийняти остаточне рішення
про відбір кандидатів на вакантну посаду, тому що по документах не можна
дізнатися про їх особисті якості. Тому, проаналізувавши документи, вибрали для
участі в співбесіді тих кандидатів, які найбільше підходять конкурсним посадам
за наступними параметрами.
Для начальника районної інспекції:
наявність вищої (бажано економічної або юридичної) освіти;
досвід керівної роботи;
чи була зміна роботи пов’язана з просуванням по службі.
Припустимо, що, з огляду на ці параметри, конкурсна комісія
вибрала для участі у співбесіді 2-х претендентів: перший – заступник колишнього
начальника інспекції; другий – начальник сусідньої районної інспекції,
чисельність якої у 2 рази менша чисельності тієї інспекції, на вакансію
начальника якої оголошено конкурс.
Відповідно, при відборі претендентів на посаду податкового
інспектора були вивчені документи кандидатів. При цьому враховувалися наступні
дані:
наявність вищої юридичної освіти;
досвід роботи за спеціальністю;
професійний розвиток на попередніх посадах.
Припустимо, що за цими даними на цю посаду відібрано
чотирьох претендентів, троє з яких раніше працювали у відповідних районних
інспекціях, а один – у міській.
Тепер розробимо критерії вимог, які необхідно пред’явити до
конкурсних посад і претендента під час проведення співбесіди. Адже
структурована співбесіда (заздалегідь складені вимоги, що охоплюють основні
проблеми, які цікавлять конкурсну комісію ) підвищує надійність результатів
співбесіди.
Вимоги необхідно складати так, щоб отримати більше
інформації про претендента в особистому і професійному аспекті, звівши до
мінімуму ті негаразди, які можуть виникнути під час проведення співбесіди.
Індивідуальний підхід до кожного претендента під час
співбесіди дає можливість отримати найбільш достовірну інформацію про його
ділові та особисті якості, але при цьому може виникнути достатньо високий
ступінь суб’єктивності, що спотворює реальну картину.
Суб’єктивність, як правило, має емоційно-психологічний
характер. Тому необхідно уникати:
прийняття рішення про кандидата на основі першого враження,
не враховуючи інформацію, що отримується надалі у співбесіді;
оцінювання кандидата, спираючись на враження, залишені
попереднім кандидатом;
впливу попередньої інформації. Особливо це актуально, коли
проводиться внутрішній конкурс, тобто між працівниками всередині системи. Якщо
керівник відповідного підрозділу не зацікавлений у звільненні свого працівника,
то він може дати про нього перекручену інформацію;
впливу на оцінку зовнішнього вигляду людини, його
соціального стану, манери і т.д.
Тому необхідною умовою і нашим завданням при розробці вимог
до претендента є передбачення вищевказаної небезпеки.
Для розробки вимог до претендента необхідно описати вакантну
посаду, якості, що визначають ефективність конкретної діяльності.
Цей опис можна зробити за такою схемою:
найменування посади;
місце роботи;
підпорядкованість;
міра відповідальності;
види робіт, що виконуються (функціональні обов’язки);
виробничі зв’язки і контакти
робота в команді.
Використовуючи опис посад, складаємо до них вимоги за
ступенем важливості кожної посади.
Таким чином, начальник районної інспекції повинен мати
наступні якості:
I. Організаторські здібності:
готовність до загального керівництва;
уміння організувати роботу;
здатність впроваджувати рішення в життя;
вироблення у підлеглих готовності до виконання складних
завдань і отримання належних результатів;
уміння правильно використовувати свій час;
оцінювання ситуації, з’ясовування реальності, зрозумілості і
контрольованості цілей;
визначення і підготовка заходів щодо досягнення цілей;
уміння планувати і контролювати роботу.
II. Професійна компетенція:
наявність відповідних знань щодо податкового законодавства;
досвід роботи в податковій системі;
модернізація оподаткування;
уміння виявити проблеми, що виникають при реалізації
завдань;
прагнення підвищити свій професійний рівень.
III. Уміння працювати в колективі:
здатність максимально використовувати можливості
співробітників шляхом їх правильної розстановки;
здійснювати оптимальний розподіл обов’язків і навантажень
між підлеглими;
мати індивідуальний підхід до підлеглих, знання їх особистих
і ділових якостей;
не втручатись у виконання поточних завдань співробітників,
контролювати їх через відповідних керівників;
здатність створення колективу як єдиної команди з правильним
розумінням загальних цілей, можливостей, проблем;
уміння вирішувати конфлікти.
ІV. Здатність витримувати навантаження:
збереження постійної активності;
впливу на роботу будь-яких труднощів;
здатність у разі потреби брати на себе додаткові завдання;
здатність у критичних ситуаціях зберігати спокій і уміння
оцінити становище в цілому;
бажання багато працювати для досягнення поставлених цілей.
V. Аналітичні здібності:
здатність висловлювати свої думки та ідеї – бути
цілеспрямованим і наполегливим, прагнення досягнути мети;
уміння аналізувати проблеми;
уміння викладати свої думки в усній і письмовій формах;
творчий підхід до роботи;
уміння переконувати.
VІ. Здатність спілкування (комунікабельність) і особисті
якості:
уміння налагоджувати ділові зв’язки;
здатність у критичних ситуаціях зберігати спокій і уміння
оцінити становище в цілому;
відкритість для своїх співробітників, які можуть вільно
обговорювати з ним свої проблеми;
вміння поводитись зі своїми підлеглими як із рівноправними;
обґрунтування перед нижчестоящими керівниками нестандартного
ухвалення рішення, наприклад, у випадках терміновості або надзвичайної
ситуації;
самовладання, емоційна врівноваженість і стресова стійкість;
комунікабельність, володіння почуттям такту: рішучість,
готовність брати на себе відповідальність
Розробляючи вимоги до посади податкового інспектора
юридичного відділу, необхідно відзначити, що, на відміну від попередніх вимог,
тут на перше місце ставиться наявність професійних знань та їх рівень.
I. Рівень професійних знань включає:
а) знання правового податкового законодавства;
б) досвід роботи з даного профілю;
в) уміння у своїй роботі використовувати обчислювальну
техніку;
г) прагнення підвищувати свій професійний рівень.
Також для цієї посади залишаються актуальними такі вимоги:
аналітичні здібності;
здібність витримувати навантаження;
комунікабельність.
Розробка критеріїв вимог необхідна для упорядкування
головного інструмента інтерв’ю-питань. Тільки за допомогою правильних цілеспрямованих
питань можна отримати важливу і найбільш об’єктивну для прийняття правильного
рішення інформацію.
Як правило, претенденти схильні прикрашати розповідь про
себе, тому при упорядкуванні питань необхідно враховувати наступні моменти:
поставлене запитання повинно стосуватися вимоги, яку
необхідно з’ясувати;
претендент не повинен здогадуватися, що цікавить членів
комісії і на з’ясування яких якостей націлене запитання;
питання потрібно ставити конкретні, прямі, вони повинні
починатися словами: хто, коли, як, скільки. Ставлячи такі питання, не вказуються
прямі відповіді і претенденту важко зорієнтуватися, яка відповідь необхідна або
правильна;
необхідно складати запитання для співбесіди таким чином, щоб
була присутня провідна лінія для кожної посади. Наприклад, для посади
начальника інспекції всі запитання повинні формуватися навколо запитання
організації ефективної роботи інспекції, для посади податкового інспектора –
навколо рівня професійних знань;
для встановлення доброзичливої, спокійної обстановки
спочатку претенденту задають загальні запитання:
Який Ви маєте досвід керівної роботи?
Яка основна мотивація участі в конкурсі на дану посаду?
Що входило до Ваших основних обов’язків на попередній
посаді?
після загальної частини переходимо до запитань, відповіді на
які нам покажуть здібність кандидата відповідати вимогам і критеріям.
Отже, з огляду на вищесказане, складаємо запитання для
претендента на посаду начальника інспекції:
Який Ви маєте досвід керівної роботи?
Яка основна мотивація участі в конкурсі на даній посаді?
Як Ви організуєте роботу в інспекції по мобілізації
прибутків у бюджет?
Які у Вас є ідеї щодо модернізації оподатковування?
У яких випадках Ви берете виконання завдання на себе?
Які дії Ви будете здійснювати для створення єдиної команди в
професійному й особистому аспекті?
Яким чином Ви готуєтеся до будь-якої розмови?
Які якості підлеглих є найбільш важливими?
За якими критеріями будете розподіляти роботу між
співробітниками? Як Ви справлялися з цим завданням на попередній роботі?
При ухваленні рішення Ви враховуєте думку співробітників?
Як Ви сприймаєте критику з боку підлеглих? Вашого
керівництва?
Як Ви вирішуєте конфлікти в колективі?
Як Вам вдається переконувати співрозмовника в доцільності
свого рішення?
Як організовуєте контроль за виконанням завдань підлеглими?
Які методи Ви використовували для переконання вищестоящого
керівництва? Своїх підлеглих?
Як ви поводитесь, коли Вам заважають (наприклад, керівництво
районної адміністрації)?
Які доручення Ви виконували на попередньому місці роботи? Як
із ними справлялися?
Коли останнім часом Ви відчували особливі навантаження, як з
цим справлялися?
Оскільки вимоги, запропоновані до претендента на посаду
податкового інспектора, нижчі від вимог до попередньої посади, то і коло
запитань менше:
Який ви маєте досвід роботи за спеціальністю?
Як давно Ви підвищували свою кваліфікацію, з чим це було
пов’язано?
Яке, на Вашу думку, було саме складне завдання на попередній
роботі?
Ви переважно виконуєте завдання самостійно чи радитеся з
начальником відділу?
Як Ви вважаєте, чи зміниться коло виконуваних Вами завдань
при переході на нову посаду?
Як Ви сприймаєте критику з боку Вашого керівництва?
Які методи Ви використовували для переконання вищестоящого
керівництва?
Яким конкретним навантаженням Ви піддавалися на попередньому
місці роботи? Як із ним справлялися?
Коли останнім часом Ви відчували особливі навантаження і як
із цим справлялися?
Організація і проведення співбесіди
Перед проведенням співбесіди необхідно провести певну
організаційну роботу. У першу чергу запланувати час для проведення співбесіди.
Наприклад, до обіду проведемо співбесіду з претендентами на
посаду начальника інспекції, запланувавши кожному по 90 хвилин і 30 хвилин
перерви. Так як у нас два претенденти, то співбесіда буде проходити з 10-00 до
13-00.
Після обіду планується засідання комісії з оцінювання і
підведення підсумків.
Наступного дня проведемо співбесіду з претендентами на
посаду податкового інспектора, запланувавши для кожного по 45 хвилин і 15
хвилин перерви. У нашому прикладі на цю посаду 4 претендента, тому співбесіда буде
проходити з 9-30 до 13-15.
Аналогічно, оцінювання і підведення підсумків планується
після обіду цього ж дня за свіжими враженнями.
Розрахувавши час проведення співбесіди, запрошуємо
претендентів на визначений час по черзі таким чином, щоб вони не були змушені
довго чекати своєї черги.
Напередодні проведення співбесіди необхідно обговорити з
іншими членами комісії план її проведення, розподіливши функції кожного члена комісії.
Розділимо проведення співбесіди умовно на 3 етапи:
початкова або вступна частина;
основна;
заключна.
Початкова стадія співбесіди триває: для посади начальника
інспекції – 20 хвилин, а для податкового інспектора – 10 хвилин. Начальник
кадрової служби починає бесіду, представляючи претенденту членів комісії, а
членам комісії – претендента, створивши при цьому доброзичливу, приятельську
обстановку, щоб претендент міг перебороти хвилювання і показати себе з кращої
сторони.
Починати співбесіду для встановлення контакту з претендентом
потрібно з простих запитань про освіту, попередню професійну діяльність,
біографію, тобто з тих запитань, що можуть виникнути при вивченні документів,
що подавалися на конкурс.
Далі переходимо до основної частини структурованої
співбесіди і запитань, розроблених попередньо.
Під час проведення співбесіди не обов’язково задавати всі
підготовлені запитання і притримуватися їхньої черговості, можна задавати
проміжні запитання, але головне – повинна бути присутня головна лінія
співбесіди.
При проведенні співбесіди необхідно мінімізувати з боку
членів комісії небезпеки, які мають емоційно-психологічний характер, а також
намагатися поводитися нейтрально, тобто не виявляти ні негативних, ні позитивних
емоцій, відповіді не коментувати. Неприпустимо задавати такі питання, що можуть
розглядатися як втручання в особисте життя претендента.
Ведучи співбесіду з претендентом, можна робити які-небудь
записи, але основну увагу потрібно приділяти бесіді з ним, бути активним,
стежити, щоб паузи в розмові були короткими, задавати запитання цілеспрямовано
і не змішувати дві різні теми в одному запитанні.
Закінчивши проведення основної частини співбесіди, що триває
60 хвилин для посади начальника інспекції і 30 хвилин – для податкового інспектора,
переходимо до заключної частини співбесіди, що триває відповідно 10 і 5 хвилин.
На цій стадії члени комісії з’ясовують організаційні
питання, наприклад:
у випадку успіху, коли претендент може бути зарахований на
посаду;
якщо претенденту у зв’язку з новим призначенням потрібно
переїжджати, то як будуть вирішені його побутові проблеми;
які додаткові документи необхідно донести.
На цьому етапі співбесіди претендент може задавати членам
комісії свої запитання.
Інформування претендентів про результати конкурсу
Члени комісії – працівники кадрової служби збирають ще раз
учасників конкурсу для оголошення результатів або відсилають їм письмові
повідомлення.
З переможцем конкурсу вирішуються організаційні питання, а
інші учасники конкурсу у визначений для кожного час запрошуються для бесіди, у
якій необхідно зазначити їхні помилки і недоліки.
Наприклад, претендент був недостатньо впевнений у собі, у
деяких випадках проявив нерішучість, не додав належного значення питанню роботи
з людьми. Цьому претенденту потрібно зазначити, що такий керівник не викликає
довіри ні у вищестоящого керівництва, ні у підлеглих. Він не здатний об’єднати
і мобілізувати людей на виконання завдань.
Якщо керівник не вміє налагоджувати стосунки із
співробітниками, то ніколи не досягне успіху, швидко втратить довіру оточуючих
і не зможе розраховувати на їхню підтримку в будь-якій справі.
Проведення таких бесід має велике значення. Вони дають
можливість уникнути помилок надалі при участі в конкурсах, стимулюють
претендента до роботи над собою, до підвищення свого професійного рівня.
Отже можна зробити висновок, що проведення співбесіди
корисно для всіх учасників конкурсу:
для одних – це самоствердження, підвищення на посаді;
для інших – можливість зменшення і подолання своїх помилок
та недоліків, стимул для вдосконалення професійних і особистих якостей.
Контрольні питання
Які основні принципи формування кадрової політики в органах
ДПС України?
Охарактеризуйте складові структури системи управління
персоналом у кадровій службі.
Охарактеризуйте етапи проведення співбесіди.
Визначіть особливості системи підготовки, перепідготовки та
підвищення кваліфікації кадрів у ДПС України.
Тестовий контроль
1. До системи органів державної податкової служби належать :
а) ДПА України;
б) ДПА в Автономній Республіці Крим, областях, Києві та
Севастополі;
в) ДПІ в районах;
г) ДПІ в містах (крім м. Київ та Севастополь);
ґ) ДПІ в м. Київ;
д) ДПІ у м. Севастополь;
е) міжрайонні ДПІ;
є) об’єднані ДПІ;
ж) міжобласні ДПІ.
2. Структура ДПА України затверджується:
а) Президентом України;
б) Верховною Радою України;
в) Кабінетом Міністрів України.
3. Голову ДПА України призначає на посаду і звільняє:
а) Президент України;
б) Прем’єр-міністр України;
в) Президент України за поданням Прем’єр-міністра України.
.
