Розділ І ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ В ОРГАНАХ ДЕРЖАВНОЇ ПОДАТКОВОЇ СЛУЖБИ УКРАЇНИ

Розділ І ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ В ОРГАНАХ ДЕРЖАВНОЇ ПОДАТКОВОЇ СЛУЖБИ УКРАЇНИ

3
0


Розділ І ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ В ОРГАНАХ ДЕРЖАВНОЇ ПОДАТКОВОЇ СЛУЖБИ УКРАЇНИ


1.1. Службові документи та їх класифікація

Документ є засобом закріплення на папері або іншому матеріалі інформації про конкретні факти, події і явища об’єктивної дійсності та інтелектуальної діяльності людини.
Документи створюються для того, щоб зафіксувати необхідну інформацію, передати її на відстань, зберегти при необхідності її використання в майбутньому.
Діяльність підприємства, установи, організації відображається в різноманітних документах, сукупність яких становить систему документації.
Процес створення документа називається документуванням діяльності конкретної установи, організації. Система документування – це сукупність процесів у створенні всіх видів документації, яка використовується, наприклад, в органах державної податкової служби.
Документування включає операції зі складання, погодження, оформлення документа. При цьому працівники повинні дотримуватись відповідних вимог, норм, стандартів щодо створення документів.
У системі державної податкової служби України такі вимоги встановлені Типовою інструкцією з діловодства, затвердженою наказом ДПА України від 1 липня 1998 року № 315. Зазначена інструкція введена в дію з 1 січня 1999 року.
Робота з готовими документами, створеними в установі та одержаними ззовні, називається документообігом. Документообіг об’єднує такі процеси діловодства, як приймання, реєстрація і розгляд документів, рух документів до виконавців, контроль за виконанням, зберігання і використання документів тощо.

Головне завдання служби діловодства – організувати документообіг таким чином, щоб це забезпечувало оперативну, безперебійну та ефективну діяльність установи.
З метою кращого розуміння суті документування управлінської діяльності, вироблення специфічних вимог до окремих видів документів, останні прийнято поділяти на певні однорідні групи, тобто класифікувати.
Документи можна класифікувати за різними ознаками, зокрема, за змістом, походженням, формою, за місцем складання, за термінами зберігання тощо.
Класифікація документів

Ознаки класифікації


Групи документів


1


2



1. За змістом


1.
Організаційно-розпорядчі (уп­
рав­лінські до­кументи:
інструкції, накази, листи, акти, протоколи)


2. Фінансово-розрахункові
(бух­гал
­
терсь
­
кі, банківські документи)


3. Постачально-збутові



2. За призначенням


1.
Організаційні (положення, ста­
тути, інст
­
рук
­­
ції, правила тощо)


2. Розпорядчі (накази,
роз
­
по
­
ряд
­­
­ження, вка
­­
зів
­
ки, рішення)


3. Інформаційно-довідкові
(довідки, лис
­
ти, телеграми, доповідні і
пояснювальні запис­ки тощо)


3. За формою

1. Типові (положення,
статути, інструкції, які розробляються
вищими орга­нами)


2.
Трафаретні (бланки документів з пос­тій­
­ною інформацією та вільними
місцями для заповнення змінної інформації)

3.
Індивідуальні (готуються кож­ного разу ви
­
ко
­
нав
­
цями по-новому:
доповідні
і пояс

­
ню
­­
валь
­
ні записки,
переважна більшість служ
­
бо
­
вих листів та ін.)


4. За напрямом руху

1.
Вхідні


2.
Вихідні







5. За місцем скла
­
дан­
­
ня і викорис
­
тання

1.
Внутрішні (складаються і використову­ються
безпосередньо в установі)


2.
Зовнішні (вхідна і вихідна кореспон
­
ден
­
ція)


6. За походженням

1. Офіційні (стосуються
діяльності юри

­
дич
­
­них осіб)

2. Особисті:


2.1.
Офіційно-особисті (трудова книжка, по­
с
­
відчення особи);

2.2. Особисті власного
походження



7. За терміном вико­нання

1. Термінові (повинні
бути виконані у вста

­
­новлені
строки та з позначкою “Терміново”)


2. Нетермінові (без
конкретно зазна
­
че
­
но
­
го в них терміну виконання)


8. За стадіями ство­рення

1. Оригінали (перші
примірники докумен­тів, які мають
оригінали підписів по

­
са
­
до
­
вих осіб)

2. Копії:


2.1.
Відпуск (повна копія документа, оформ
­
­
лена одночасно з оригіналом
під копірку)

2.2.
Витяг (копія частини документу, зас
­
від
­­
­
чена у встановленому порядку)

2.3.
Дублікат (повторно виданий до
­
ку
­
мент)


9. За ступенем глас­ності

1. Звичайні


2. Для
службового користування (інфор

­
ма
­
­
­ція для обмеженого кола осіб,
не під
­
ля
­
гає публікації у засобах
масової інфор
­
ма
­
ції)

3. Таємні (містять
державну таємницю)



10. За терміном збе
­
рі
­
­гання

1. Документи
постійного зберігання


2. Документи
довгострокового зберігання (понад 10 років)


3. Документи
короткострокового зберіган­ня (до 10 років)




1.2. Вимоги до оформлення службових документів

Формуляр-зразок організаційно-розпорядчих документів
Важливе значення у діловодстві мають правила оформлення документів.
При документуванні управлінської діяльності органами державної податкової служби України організаційно-розпорядчі документи (ОРД) оформляються на папері формату А4 (297 х 210 мм) та А5 (210 х 146 мм). Інколи використовується папір формату А3 (420 х 297 мм).
Кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів.
Документи з використанням реквізитів оформляють відповідно до формуляра-зразка, який є моделлю побудови комплексу організаційно-розпорядчих документів.
При оформленні ОРД використовується такий склад реквізитів:
1 – Державний герб України;
2 – емблема підприємства, організації, установи;
3 – зображення нагород;
4 – код підприємства, організації, установи;
5 – код форми документа;
6 – назва міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади;
7 – назва підприємства, установи, організації;
8 – назва структурного підрозділу;
9 – індекс підприємства зв’язку, поштова, телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку;
10 – назва виду документа;
11 – дата;
12 – індекс (вихідний номер документа);
13 – посилання на індекс і дату вхідного документа;
14 – місце складання чи видання;
15 – гриф обмеження доступу до документа;
16 – адресат;
17 – гриф затвердження;
18 – резолюція;
19 – заголовок до тексту;
20 – позначка про контроль;
21 – текст;
22 – позначка про наявність додатку;
23 – підпис;
24 – гриф погодження;
25 – візи;
26 – печатка;
27 – позначка про засвідчення копії;
28 – прізвище виконавця та номер його телефону;
29 – позначка про виконання документа та направлення його до справи;
30 – відмітка про перенесення даних на машинний носій;
31 – відмітка про надходження.
На документах реквізити повинні розташовуватися відповідно до формуляра-зразка, з дотриманням полів, встановлених ГОСТом 6.38 – 90: ліве поле – 20 мм, верхнє поле – не менше 10 мм; праве і нижнє – не менше ніж 8 мм (схематичне розташування реквізитів див. на стор. 9).
Оформлення бланків документів
Бланк документа – це аркуш паперу відповідного формату, на який заздалегідь нанесені постійні реквізити і залишене місце для змінної інформації, що вноситься під час оформлення (виготовлення) конкретного документа.
Є два види бланків ОРД:
– для службових листів;
– загальний бланк.
При виготовленні бланків для листів на них обов’язково зазначаються реквізити 1–3, 6–9, а також вказується місце для реквізитів 11–13.
Загальні бланки (для наказів, розпоряджень, протоколів та інших ОРД) повинні мати реквізити 1–3, 6–8, а також визначені місця для реквізитів 10–12, 14.
В управлінській діяльності ОДПС практикується виготовлення на основі загального бланка спеціальних бланків для окремих видів документів – найчастіше наказів, а також розпоряджень, протоколів, довідок тощо.
Розташування постійних реквізитів на бланках може бути поздовжнім або кутовим, центрованим чи прапоровим.

Схематичне розташування реквізитів на папері формату А4


Поздовжнє розташування реквізитів передбачає їх нанесення вздовж верхньої частини аркуша; кутове – у лівому верхньому куті.
Як поздовжнє, так і кутове розташування реквізитів може бути центрованим (кожний рядок реквізиту однаково віддалений від лівого і правого полів аркушу) і прапоровим (кожний рядок починається від лівого поля аркуша).
Крім згаданих бланків, можуть виготовлятися посадові бланки, в яких зазначається додатковий реквізит “Назва посади”. Розташовується він нижче від реквізиту 7.
Бланки документів потрібно виготовляти на білому папері або папері світлих тонів фарбами насиченого кольору.
Вимоги до текстів документів
Текст – центральний реквізит будь-якого документа. Це та структурна його частина, що несе найбільше інформаційне навантаження. Правильно побудований текст, вдалі формулювання визначають ефективність впливу документа на адресата.
У структурі тексту можна вичленувати декілька логічних елементів, що сприяють правильній послідовності викладення змісту:
1) вступ, в якому зазначаються причини складання документа, характеризується соціальна ситуація або умови написання; у цій частині тексту можуть робитися посилання на розпорядчі документи вищих органів або організацій, що зумовили оформлення документа;
2) основна частина, де викладається суть питання, аналізуються факти, цифри, докази, аргументи;
3) закінчення (заключна частина) містить суть документа (пропозицію, прохання, рішення тощо).
Вираженням композиційної будови документа виступає рубрикація – виділення окремих частин тексту, об’єднаних змістом, логічно завершених – графічне, з допомогою заголовків тощо.
Універсальним засобом рубрикації є абзац – відступ від початку рядка на п’ять знаків, а також частина тексту між двома такими відступами. Структурно абзац представляє собою окрему закінчену думку.
Абзаци для кращого членування тексту можуть доповнюватись нумерацією його частин.
У практиці ведення документації використовуються дві системи нумерації:
1) буквено-цифрова (традиційна);
2) цифрова (порівняно нова).
Буквено-цифрова нумерація базується на використанні різних графічних знаків – цифр (римських, арабських), літер. Розрізнювальне значення мають також розділові знаки після цифр і літер (крапка, дужка).
Схематично цей спосіб нумерації можна зобразити таким чином:
А. Б. В. Г. …
І ІІ ІІІ IV …
1) 2) 3) 4) ….
а) б) в) г) …1
Однак на практиці великі літери майже не використовуються. Найзначніші частини документа нумеруються римськими літерами, після яких не ставляться крапки.
Структурні частини наступного порядку позначаються арабськими цифрами з крапкою (речення після них завжди починається з великої літери). Дрібніші підрозділи позначаються арабськими цифрами з дужкою (крапка після дужки не ставиться; фраза пишеться з малої літери). Найменші структурні частини нумеруються малими літерами українського алфавіту з дужкою після них.
Для важливих за значенням і значних за обсягом частин тексту використовуються спеціальні найменування – “частина”, “розділ”, “глава”, “параграф” тощо, які також нумеруються.
Слід пам’ятати, що нумерація рубрик можлива тоді, коли є хоча б два однорідних елементи перерахування; однотипні засоби виділення (слова, цифри, літери) можуть застосовуватися лише до однорідних частин тексту.
Останнім часом в умовах переважання машинної обробки інформації набуває поширення цифрова система нумерації, за якою використовуються лише арабські цифри, після яких ставляться крапки, словесний текст пишеться з великої літери. Номери найбільших за обсягом частин тексту складаються з однієї цифри. На другому ступені поділу складові частини мають номери з двох цифр (наприклад, 1.1.; 1.2.; 1.3. і т.д.); на третьому – із трьох (1.1.1.; 1.1.2.; 1.1.3. і т.д.)
Таким чином, номер кожної складової частини включає номери частин вищих ступенів поділу. Кількість цифр у номері частини вказує на кількість рівнів або ступенів поділу.
На відміну від попереднього, традиційного способу нумерації, цифровий не має обмежень щодо глибини поділу тексту. В окремих випадках можуть використовуватися і заголовки до частин документа.
Специфіка мовного оформлення документа визначається багатьма чинниками:
1) сферою спілкування (документи використовуються в офіційній сфері зі стійкими ієрархічними відносинами, що регулюються правовими нормами);
2) авторством документів (незалежно від безпосереднього укладача, автором виступає організація, установа, підприємство в цілому. Хоча діловий папір підписує одна особа, його автор – “колектив”, посадова особа-укладач виступає від імені юридичної особи);
3) повторюваність управлінських дій і ситуацій, що зумовлює повторюваність управлінської інформації, а отже – використання одних і тих самих мовних засобів;
4) тематичною обмеженістю кола питань, які знаходять відображення в певних видах документів.
У процесі багаторічного використання пройшов відбір найбільш відповідних мовних засобів, що сприяють ефективності документів.
Обов’язковою вимогою до оформлення будь-якого документа є відповідність нормам офіційно-ділового стилю.
Офіційно-діловий стиль – це система мовних засобів (слів, словосполучень, речень), способів їх поєднання, що використовуються в офіційному спілкуванні.
Особливості офіційно-ділового стилю:
– нейтральний, коректний тон викладення думки, що не допускає суб’єктивізму, надмірної емоційності;
– точність, однозначність і зрозумілість формулювань;
– лаконічність, стислість;
– уніфікованість, стандартизованість мовних засобів;
– використання термінів, спеціальних слів.
Перед автором кожного документа звичайно постає відразу декілька завдань:
– якомога точніше й повніше подати інформацію;
– досягти найбільшого впливу на адресата;
– сформулювати позитивне враження про авторів документа.
Зміст і оформлення документів повинні свідчити про мовну майстерність, високу культуру діловодства, управлінської діяльності. Тому потрібно ретельно вибирати папір, шрифт, колір друку. Пам’ятаючи про вимоги до оформлення сторінки, варто також прагнути до пропорційного, естетичного розміщення на папері структурних частин тексту, виділення абзаців.
Виконанню документом усіх функцій сприятиме також дотримання рекомендацій про використання мовних засобів:
1. Оскільки документ призначається широкому колу адресатів, з якими відсутній безпосередній контакт, краще віддавати перевагу простим реченням – доступним, зрозумілим, однозначним. Проте в окремих випадках не варто відмовлятися і від складних речень, найчастіше складнопідрядних. Вони сприяють переконливості, аргументованості формулювань, дають можливість пом’якшити наказ, претензію, відмову тощо.
2. Для точності і чіткості формулювань у простих реченнях офіційно-ділового стилю використовують прямий порядок слів: підмет ставиться перед присудком, узгоджене означення перед означуваним словом, неузгоджене означення – після означуваного слова, обставини – перед дієсловом-присудком.
3. У діловому мовленні надзвичайно активно використовуються конструкції “дієслово + іменник”:
– надати допомогу замість допомогти;
– здійснити ремонт замість відремонтувати;
– справити враження замість вразити та ін.
Словосполучення, на відміну від дієслів, точніше передають значення – називають і дію, і предмет цієї дії.
4. Для текстів документів характерне використання вставних слів і словосполучень, які виконують різні функції: служать для зв’язку частин тексту, вказують на джерело інформації, передають ставлення автора до висловленої думки, пом’якшують категоричність висловлень.
Найпоширеніші вставні слова і словосполучення безперечно, без сумніву, очевидно, головним чином, у першу чергу, звичайно, звісно, здається, можливо, навпаки, на жаль, на наш погляд, на нашу думку, наприклад, нарешті, очевидно, отже, по-перше, по-друге, як видно, як свідчать.., за даними та ін.
Вставні конструкції на письмі завжди виділяються комами.
5. Стислість, зрозумілість, доступність текстів досягається використанням стійких (шаблонних, стандартних) словосполучень – готових мовних конструкцій. Їх наявність у діловому мовленні є результатом регламентованості службових стосунків, повторюваності управлінських ситуацій і тематичної обмеженості ділового спілкування. Мовні формули виникають у результаті уніфікації мовних засобів. Інколи вони є елементами, що визначають видову приналежність документа.
Наприклад, у заявах використовуються такі мовні конструкції: “за сімейними обставинами”, “прошу надати можливість”, “за власний рахунок”; в актах: “комісія у складі…”, “перевіркою встановлено”; у наказах: “зважаючи на викладене вище”, “контроль за виконанням наказу покласти на …” та ін.
Уніфіковані формулювання дають можливість заощаджувати на складанні офіційних листів 40–50 % часу, утричі скорочують час, що витрачається на написання та редагування ділових текстів, сприяють підвищенню культури офіційного писемного мовлення1.
З метою скорочення текстів, надання їм офіційного характеру замість підрядних частин складних речень можна вживати дієприслівникові звороти, які називають причину того чи іншого рішення. Дієприслівниковим зворотом треба починати, а не закінчувати речення. Вживаючи дієприслівникові звороти, треба пам’ятати, що дієприслівник повинен стосуватися іменника, який називає особу – діяча, а не предмет – об’єкт дії.
Неправильно: доопрацювавши проект, він був затверджений членами комітету.
Правильно: доопрацювавши законопроект, члени комітету його затвердили.
Вживання великої літери у власних назвах
Індивідуальні імена людей і міфологічних істот
З великої літери пишуться імена, по батькові, прізвища, псевдоніми, прізвиська людей: Михайло Сергійович Грушевський, Володимир Іванович Вернадський, Володимир Мономах, Остап Вишня (Павло Михайлович Губенко).
У складних прізвищах, псевдонімах та іменах, які пишуться через дефіс, кожне слово починається з великої літери: Драй-Хмара, Гулак-Артемовський, Максимович-Амбодик, Миклухо-Маклай, Нечуй-Левицький.
Географічні й топографічні власні назви
1. Усі слова пишуться з великої літери у назвах держав та автономних адміністративно-територіальних одиниць: Князівство Монако, Держава Бахрейн, Республіка Польща, Угорська Республіка, Автономна Республіка Крим.
2. У назвах груп або союзів держав усі слова, крім рядових назв, пишуться з великої літери: Закавказькі держави, Балканські держави.
3. У назвах автономних областей та округів, а також країв, областей, районів з великої літери пишеться лише перше слово: Краснодарський край, Вінницька область, Кам’янець-Подільський район.
4. Неофіційні назви держав, одиниць територіального поділу та образні назви географічних об’єктів пишуться з великої літери: Буковина, Волинь, Причорномор’я, Велика Британія, Славутич (Дніпро), Полісся, Полтавщина.
5. Географічні й топографічні власні назви (назви вулиць, бульварів, провулків, проспектів, майданів, парків, шляхів тощо пишуться з великої літери (крім родових назв у їх складі): Андріївський узвіз, Харківське шосе, майдан Незалежності, Європейська площа.
Коли загальне слово, що входить до географічної назви не виражає родового поняття, то воно пишеться з великої літери: вулиця Сім’ї Сосніних, проспект Академіка Вернадського, вулиця Ярославів Вал, вулиця Кузнецький Міст.

Назви установ, організацій, підприємств, навчальних закладів, партій, спілок, колективів
1. З великої літери пишуться:
а) всі слова у назвах найвищих державних органів: Верховна Рада України, Кабінет Міністрів України, Конституційний Суд України.
Традиційні, неофіційні назви закордонних органів, які періодично скликаються, пишуться з малої літери: конгрес, меджліс, джирга, сейм, сенат, стортинг;
б) усі слова, крім родових назв, у назвах міжнародних організацій: Європейське Економічне Товариство, Всесвітня Рада Миру, Міжнародний комітет Червоного Хреста, Організація Об’єднаних Націй.
2. Тільки перше слово і власні імена, що входять до складу назви, пишуться з великої літери:
а) у назвах державних установ і організацій, міністерств і їх головних управлінь, фондів: Державна податкова адміністрація України, Національний банк України, Збройні сили України, Міністерство фінансів, Державне казначейство, Головне управління по роботі з платниками податків;
б) у назвах партій, міжнародних і закордонних професійних, громадських та інших організацій і спілок: Народно-демократична партія України, Народний рух України, Всесвітній конгрес прихильників миру, Міжнародна асоціація юристів, Спілка юристів України;
в) в офіційних назвах установ місцевого значення: Виконавчий комітет Київської обласної ради народних депутатів, Волинська облспоживспілка;
г) у назвах навчальних закладів, науково-дослідних установ, театрів, музеїв, парків культури та відпочинку тощо: Національний університет імені Т.Г. Шевченка, Академія державної податкової служби України, Інститут економіки АН України, Київський театр оперети, Чернівецький краєзнавчий музей, Львівський парк культури та відпочинку, Ірпінська середня школа № 2;
ґ) у назвах підприємств, установ, організацій: Національна бібліотека України ім. В.І. Вернадського.
За цим правилом також пишуться назви пам’яток архітектури, замків, храмів: Києво-Печерська лавра, Андріївська церква.
Умовні назви будинків відпочинку, санаторіїв, дитячих таборів, готелів, ресторанів та ін. пишуться в лапках і з великої літери: дитячий садок «Сонечко», готель «Приморський», ресторан «Крим», дитячий табір «Ентузіаст».
За цим правилом пишуться назви літаків, автомобілів, тракторів, умовні назви виробів, продуктів: автомобіль «Таврія», автобус «Турист», печиво «Надія», цигарки «Козак» тощо.
Назви посад, звань, титулів
1. З великої літери пишуться назви найвищих державних посад України та міжнародних посад: Генеральний Секретар ООН, Президент України, Голова Верховної Ради України, Генеральний Прокурор України
Назви найвищих державних посад зарубіжних країн пишуться з малої літери, але в офіційних документах згідно з вимогами дипломатичного протоколу (наприклад, під час візитів до України) – з великої.
2. Назви посад, звань, учених ступенів пишуться з малої літери: міністр, декан, ректор; академік, професор, генерал-лейтенант, заслужений діяч мистецтв, народний артист України, лауреат Державної премії України.
3. Назви титулів пишуться також з малої літери: барон, герцог, граф, імператор, князь, король, принц, цар, шах.
Назви історичних епох і подій, свят, важливих документів
1. Назви історичних епох подій, свят пишуться з великої літери: епоха Відродження, Середньовіччя, Велика Вітчизняна війна, День юриста, День Незалежності України, День учителя, Новий рік.
З великої літери пишуться й назви релігійних свят: Благовіщення, Покрова, Різдво.
2. З великої літери пишуться назви міжнародних договорів, найважливіших документів: Конституція України, Акт проголошення незалежності України, Версальський мир, Декларація прав людини.
Назви державних нагород
У назвах орденів, відзнак перше слово (крім родового) пишеться з великої літери: орден Дружби народів, орден Вітчизняної війни, орден Незалежності.
Якщо назва відзнаки береться в лапки, то теж із великої літери пишеться лише перше слово та власне ім’я, що входить до складу цієї назви: орден «Мати-героїня», медаль «За відвагу».
Правопис прикметників, утворених від власних назв
1. Прикметники, утворені від власних особових назв за допомогою суфіксів –ів (-ова, -ове, -еве), їв (-єва, -єве), -ин (-ина, -ине), -їн (-на, -їне), якщо вони означають належність чогось особі, пишуться з великої літери: Василів почерк, Шевченків стиль, Маріїн лист, Тичинине слово, Симоненкові поезії.
2. Присвійно-відносні прикметники, утворені від власних особових назв за допомогою суфіксів -івськ (-ївськ), -инськ (-інськ), пишуться з малої літери: франківські сонети, довженківський край.
Прикметники ж із цими суфіксами, які утворені від іменників-власних назв і мають значення «імені чогось», «пам’яті когось», пишуться з великої букви: Шевченківська премія, Гоголівські читання, Франківська кімната.
Відносні прикметники, утворені за допомогою суфікса -ськ- від власних географічних назв, пишуться з малої літери, якщо вони не є першим словом складної географічної назви: карпатські полонини, волинські озера, українські землі.
Прикметники, утворені за допомогою суфіксів, вказаних у п. 1–2, у складі стійких фразеологічних сполук або наукових термінів пишуться з малої літери: ахіллесова п’ята, гордіїв вузол, езопівська мова, прокрустове ложе, бертолетова сіль, гайморова порожнина.

Основні приписи мовного етикету
Різні ситуації спілкування вимагають певних мовних зворотів, використання яких дає можливість налагодити контакт, взаєморозуміння, створити сприятливу психологічну обстановку, підтримати спілкування в необхідній тональності відповідно до соціального положення учасників спілкування.
1. Завдання встановлення контакту із адресатом, привертання його уваги покладається на звертання.
Звертання традиційно використовується в усному мовленні, в напівофіційних листах, листах-запрошеннях, адресованих конкретним особам. Звертання – обов’язковий елемент у комерційному листуванні. Останнім часом нерідко використовується і в діловій кореспонденції, якщо необхідно звернутися безпосередньо до посадової особи.
Нормативною формою звертання в українській мові є кличний відмінок: Юрію Володимировичу, Петре Івановичу, Зоє Петрівно. Причому, у кличному відмінку ставиться і загальне слово, і власна назва: пані Світлано, пане інспекторе, хоча можливі і такі форми звертання: пане офіцер, пане президент, які вважаються більш офіційними.
При звертанні до адресата враховується його вік, службове положення, сфера діяльності, тип взаємин із співрозмовником тощо.
Найзагальнішими формулами звертання, які можуть використовуватися незалежно від зазначених факторів, є такі:
Шановний пане Володимире!
Вельмишановний пане Олексію!
Шановний добродію Коваленко В.І.!
При звертанні до посадових осіб вищих і центральних органів державної влади й управління, президентів товариств, компаній фірм, інших осіб можливе звертання із зазначенням посади без прізвища:
Шановний пане президент!
Шановний пане мер!
Шановний пане міністр!
Шановний лікарю!
Вельмишановний професоре!
Пане вчителю!
У листах-запрошеннях можливе звертання на ім’я й по батькові:
Шановний Миколо Яновичу!
Шановна Маріє Йосипівно!
Етикет вимагає: якщо документ починається формулою особистого звертання до адресата, то й закінчуватися повинен формулою ввічливості “З повагою … “.
У ділових листах прийняте формулювання від першої особи множини – оскільки автори діють від імені організації, установи, підприємства:
Нагадуємо, що термін виконання нашого замовлення…
Просимо повідомити про можливість виготовлення партії ЕККА…
Пропонуємо нові зразки продукції…
2. Слід пам’ятати, що займенник Ви в усіх відмінкових формах пишеться з великої літери.
3. Готуючи відповідь на лист, зверніть увагу на оформлення вхідного документа: якщо його підписав керівник, то відповідь слід адресувати йому, причому підписану теж керівником, а не його заступником.
4. Не поспішайте категорично висловлювати відмову на звернене до вас прохання, якого ви не можете виконати – поясніть відмову; подумайте, що можете запропонувати натомість; порекомендуйте звернутися в іншу організацію або трохи пізніше – до вас.
Пам’ятайте про можливість використання вставних слів, які дозволять трохи пом’якшити негативну відповідь не лише в листах, а й в інших ситуаціях офіційного спілкування (на жаль, на превеликий жаль, незважаючи на наше бажання вам допомогти…; засмучені необхідністю відмовити…; нам дуже шкода, але…; дуже прикро, проте…; щиро жалкуємо, але…) та пасивних конструкцій, які акцентують увагу на дії, а не на виконавцеві: Наказ Вами не виконується замість Ви не виконуєте наказ.
Скорочення у ділових текстах
Офіційний текст сприймається, в першу чергу, як джерело інформації, тому й вимоги до нього ставляться особливі: інформація має добуватися швидко, легко. З метою зменшення обсягу документів на письмі нерідко застосовують скорочений запис слів і словосполучень. Загалом, скорочуватися може будь-яке слово, але в документах дозволяється використання лише типових, загальнозрозумілих скорочень, закріплених державними стандартами. Необхідно пам’ятати, що текст, який рясніє скороченнями, справляє негативне враження, а інколи виникають труднощі і в тлумаченні його змісту. Тому скорочення в документах повинні бути виправданими, а їх кількість обмеженою.
Розрізняються два типи скорочень:
1) абревіатури, або складноскорочені слова;
2) графічні скорочення.
Абревіатури використовуються і в писемному, і в усному спілкуванні. Коли написаний текст озвучується, абревіатури можуть подаватися без розшифрування.
Абревіатури утворюються різними способами: поєднанням початкових частин слів (держстрах – державне страхування, райвійськкомат – районний військовий комісаріат); поєднанням початкових звуків слів (КРУ [кру] – контрольно-ревізійне управління), поєднанням початкових літер слів (ДПА [депеа] – Державна податкова адміністрація).
Існують абревіатури комбінованого типу – коли поєднуються різні частини (наприклад, склади і початкові літери слів: завуч (зав – завідуючий, у – учбовою, ч – частиною).
Абревіатури, які називають одиничні установи, організації, заклади пишуться з великої літери: Нацбанк, Міненерго.
З малої літери пишуться абревіатури, які є родовими назвами: телецентр, фінвідділ, юрфак, держзамовлення.
Складноскорочені слова, утворені з початкових букв власних і загальних назв, пишуться великими літерами: ДПІ, АТС, ТОВ, ЗАТ, НЛО, ВАК.
Загальновживані скорочення назв організацій, установ, явищ легко розшифровуються, зрозумілі тим, хто користується мовою. Якщо виникають труднощі у читанні таких скорочень, то слід звертатися до спеціальних словників.
Інколи через частотність вживання у житті певної складної назви виникає необхідність введення так званої авторської абревіатури, тоді спочатку подається розгорнута назва, в дужках записується запропонована автором абревіатура. Далі в тексті це скорочення може писатися без пояснення.
Наприклад. Одним із видів територіальних комплексів є регіональний інвестиційний комплекс (РІК), в основі якого лежить будівельний цикл, що є виробничою ланкою структури (з наук. статті).
Графічні скорочення, на відміну від абревіатур, придатні лише для писемного спілкування. При усному відтворенні вони обов’язково розгортаються у повне слово або словосполучення.
На практиці встановилося декілька способів графічних скорочень:
1) крапковий (після частини слова ставиться крапка: с. – сторінка, ст. – стаття);
2) дефісний (подаються початок і кінець слова, на місце пропущеної частини ставиться дефіс: хар-ний – характерний, фак-т – факультет);
3) скіснолінійний (як правило, скорочуються словосполучення: с/г – сільське господарство, а/с – абонентська скринька, п/в – поштове відділення; після цих скорочень крапки не ставляться).
У графічних скороченнях зберігається написання великих і малих літер, дефісів – як у повних назвах: Півн.-Зах. – Північно-Західний.
Нагадаємо загальні правила графічних скорочень:
1. Слова скорочуються до рівня зрозумілості.
2. Не прийнято скорочувати слова на голосну, якщо вона не початкова у слові, і на м’який знак.
3. При подвоєнні однакових приголосних крапка ставиться після першої приголосної літери: денний виробіток – ден. виробіток, машинне відділення – машин. відділен. При збігові двох (і більше) різних приголосних скорочення можна робити як після першого, так і після останнього приголосного, залежно від структури слова.
4. Скорочення слова в межах одного тексту повинно бути однаковим: не можна “інститут” скоротити “інст.” і “ін-т”.
5. Назви топографічних понять скорочуються тільки поряд із словом, до якого належать (перед або після нього: с. Остропіль Старокостянтинівського р-ну Хмельницької обл.).
6. Назви вчених ступенів, звань, посад і професій скорочуються безпосередньо перед прізвищем особи: акад. Вернадський, проф. Харченко, доц. Семеняк.
7. Стандартні скорочення одиниць вимірювання (кг, см, мм, т, ц тощо) подаються без крапок. Вони скорочуються в тексті тільки поряд із цифровими позначеннями (220 кВт, 260 т) і в таблицях. Ці скорочення повинні відповідати державним стандартам.
В інформаційних документах після скорочення слів година, хвилина, секунда крапка ставиться (год., хв., сек.). Наприклад: Засідання розпочнеться о 10 год. 20 хв.
Зверніть увагу!
Не скорочуються псевдоніми: не можна писати Л. Українка (треба Леся Українка).
Для скорочення імен і по батькові використовуються ініціали – початкові літери цих слів. Такі скорочення відомі ще з XVIII століття. Скорочення типу Ів. (Іван, Іванович), Вас. (Василь, Васильович) неправильні.
Ініціали прийнято писати перед прізвищем: Ю.С. Левківський, Л.І. Гончарук. Якщо ж перед прізвищем вказується посада, професія, вчений ступінь або звання, то ініціали подаються після прізвища: канд. юрид. наук, доц. Твердохліб Ю.Д., інспектор Семенюк В.О.
До серйозної вади текстів документів слід віднести невідповідність формулювань літературним нормам української мови, засміченість русизмами.
Вкажемо на найпоширеніші відхилення від правил.
1. Замість активних дієприкметників та прикметникових форм на –уч(ий), -юч(ий), функціонування яких в українській літературній мові обмежене, потрібно використовувати:
а) описові конструкції з який або що:
рос. мовою: укр. мовою:
проживающий по адресу – що(який) проживає за адресою;
собирающий налоги – що(який) збирає податки;
влияющий на развитие – що (який) впливає на розвиток;
б) віддієслівні іменники на -ач, -ник:
заведующий отделом – завідувач відділу;
командующий армией – командувач армії;
нападающий – нападник;
в) прикметники
следующее решение – таке рішення;
следующий месяц – наступний місяць;
вышестоящая организация – вища організація;
текущий ремонт – поточний ремонт.
2. Надмірне використання прийменника по в документах – поширена помилка сучасного ділового мовлення. Очевидно, вона спричинена впливом російської мови, де цей прийменник дуже продуктивний.
Щоб не зловживати прийменником по в документах, потрібно пам’ятати про такі російсько-українські паралелі.

По


по
приказу, по правилам, по схе
­
­
­
ме, по роману,
по сведениям, по указанию, по адресу (про
­
жи
­
вать), по
призванию


За


за
наказом, за правилами, за схе­
мою, за романом, за свідчен­нями,
за вказівкою, за адресою (мешкати), за
покликанням

По


по
случаю, по инициативе, по вопросам
торговли, по уважи­тельной причине,
исследова­ния по маркетингу, лекции по праву,
заместитель по хозчасти



З


з
нагоди, з ініціативи, з питань торгівлі, з
поважної причини, дослідження з маркетингу, лек­ції з права,
заступник з госпчас­
тини


По


по
заказу, по требованию, по просьбе, по
адресу (прислать), по предложению


На


на
замовлення, на вимогу, на прохання, на
адресу (надісла­ти), на пропозицію


По


инспекция
по делам несовер­шеннолетних, прийти по
делу, по выходным, по всем направ­лениям


У (в)


інспекція
у справах неповно­літніх, прийти у справі,
у ви­хідні, у всіх напрямках


По


меры
по улучшению условий, курсы по изучению
английс­кого языка


Для (значення
мети)


заходи
для поліпшення умов праці, курси для
вивчення ан­глійської мови


По


по прибытии, по истечении вре­
мени, по получении

Після
(значення часу)


після
прибуття, після закінчен­ня часу, після
отримання


По


по улице, по почте, по телефону,
по объёму,
младший по званию


Без
прийменника


вулицею, поштою, обсягом, мо­
лодший званням

По


де

НЕТ КОММЕНТАРИЕВ

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ