1.3. Система та процес управління

1.3. Система та процес управління

11
0


1.3. Система та процес управління


1.3.1. Поняття, ознаки, сутність системи
Незважаючи на досить поширене поняття “система”, на сьогодні не існує загальновизнаного його значення.
Система – це сукупність елементів (частин), що утворюють єдине ціле та взаємодіють один з одним та навколишнім середовищем.
Назвемо основні ознаки системи:
1. Кожна система володіє сталими зв’язками між її елементами. Систему не слід розглядати лише як сумарний вираз, конгломерат якихось елементів (купа каміння, натовп не являють собою системи). У системах не можна змінювати елементів, не порушуючи зв’язків між ними.
2. Система володіє певною якістю, що не притаманно окремим її частинам.
3. Система і її частина не можуть розглядатись ізольовано одна від одної. Найбільш яскравим прикладом є зв’язок системи з її елементами у живому організмі.
4. Зв’язки системи з її частинами сильніші за зв’язки системи або її елементів з іншими системами. Таким чином, система, взаємодіючи з середовищем, виступає як єдине ціле.
5. Усі системи не є незмінними. Вони не є вічними, оскільки їм притаманні внутрішні суперечності, вони зазнають зовнішніх впливів. Будь-яка система переживає періоди свого зародження, становлення, розвитку, розквіту, занепаду та загибелі.
Перераховані системоутворюючі ознаки є універсальними та характеризують усі види систем.
Найбільш складними та значущими є соціальні системи, загальною ознакою яких виступає їх людська природа та сутність: соціальні системи створюються людьми, служать сферою діяльності та об’єктом їх впливу. Це зумовлює творчий характер соціального управління, з одного боку, та можливість виявлення суб’єктивізму, валюнтаризму, абсолютизму – з іншого.
Соціальні системи володіють певними ознаками.
1. Цілеспрямованість (наявність мети) системи, тобто організації, суспільства, класи, соціальні групи створюються або об’єднуються з певними цілями.
2. Наявність функцій системи (для досягнення певної мети система вживає певних зусиль, дій).
3. Прагнення до самозбереження (кожна система прагне збереження в існуючій якості; якщо система досить високоорганізована, то вона не тільки пристосовується, а й прагне впливати на інші системи).
4. Інформаційність (існування та розвиток соціальних систем не може здійснюватись без інтенсивного обміну інформацією між системою та середовищем, між ланками системи, між різними системами).
5. Відкритість (передбачає інтенсивний обмін із зовнішнім середовищем інформацією, предметами тощо. Ступінь відкритості залежить від об’єктивних (державна, службова та професійна таємниця) та суб’єктивних факторів (надумані причини, викликані бюрократизмом, необґрунтованими заборонами тощо).
6. Здатність до самоуправління, тобто до підтримання своєї діяльності в оптимальному для системи режимі з метою підтримання цілісності.

1.3.2. Поняття системи управління та її елементи
Кожна система управління складається з двох взаємопов’язаних підсистем: управляючої підсистеми або суб’єкта управління (тобто того, хто управляє) та керованої підсистеми або об’єкта управління (того, ким управляють).
До управляючої підсистеми належать усі елементи, що забезпечують процес управління, тобто цілеспрямованого впливу на колективи людей, зайнятих у керованих системах.
Від всебічного вивчення специфіки суб’єктів управління значною мірою залежить ефективність управління, яка досягається розмежуванням або об’єднанням функцій, визначенням мети на тому чи іншому етапі розвитку, запобіганням дублювання функцій тощо.
Головною кінцевою метою системи управління є не особиста діяльність, а організація та забезпечення належного стану її об’єкта. Останній може розглядатись двояко:
– як організована підсистема управління;
– як об’єктивні явища, процеси матеріального світу, що підлягають впливу, перетворенню та використанню.
Зміни в об’єктах зумовлюють етапи розвитку системи управління та оцінку ефективності її функціонування. Тому об’єкт управління володіє властивістю певною мірою впливати на управлінську діяльність за кінцевими результатами.
Більше того, об’єкт управління визначає стан функціонування суб’єкта, впливаючи на його побудову, організацію діяльності, вибір цілей, використання комплексу засобів їх досягнення.
Система управління складається із декількох однорідних груп елементів (технічних, технологічних, організаційних та соціальних).
Технічні елементи – збалансований комплекс окремих видів технічного обладнання спеціальних засобів.
Технологічні елементи – це елементи, що визначають розподіл політичної або духовної діяльності, матеріального виробництва на етапи, стадії, процеси. Як правило, такі елементи – це набір правил і норм, що визначають послідовність операції у процесі певного виду діяльності та управління ними.
Організаційні елементи – це елементи, які безпосередньо через розробку структури управління, відповідних інструкцій, положень та інших нормативних документів визначають раціональне використання технічних засобів, предметів праці, інформації, трудових та матеріальних ресурсів.
Економічні елементи – це сукупність господарських та фінансових процесів, операцій та зв’язків.
Соціальні елементи – сукупність соціальних відносин, що створюються в результаті спільної діяльності соціальних груп.
Прикладом системи управління є органи державної податкової служби, які складаються з великої частини специфічних у функціональному та організаційному відношеннях підсистем: податкова міліція, підрозділи, що займаються документальними перевірками дотримання податкового законодавства, податковими розслідуваннями, примусовим стягненням податків відповідно до норм чинного законодавства, а також підготовкою та підвищенням кваліфікації кадрів. Ці підсистеми функціонують і структуровані згідно з особливостями завдань, що виконуються та методів, що при цьому використовуються.
Складність організаційної побудови системи управління податковою службою обумовлена, з одного боку, багатогранністю функцій, що використовуються її підсистемами, а з іншого – їх розподілом з урахуванням адміністративно-територіального поділу України.
Зазначена система має центральні та місцеві органи управління. До першого належать ДПА України, до другого – податкові адміністрації в АР Крим, областях і містах Києві та Севастополі, а також усі податкові інспекції.
Кожний орган управління має свій апарат управління, що являє собою комплекс служб, які входять до його складу.
У системі апаратів управління, як правило, виділяють три основних рівні: стратегічний, оперативний, тактичний.
На стратегічному рівні на підставі вимог законодавства розробляються і приймаються найважливіші рішення за всіма напрямами організації функціонування ДПС України. Виконання таких рішень забезпечується шляхом централізованого керівництва з боку центрального апарату ДПА України.
Оперативний рівень характеризується повсякденним управлінням підлеглими органами та службами, що спрямований на здійснення постанов Верховної Ради, указів Президента, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів, органів виконавчої влади та місцевого самоврядування з урахуванням соціально-економічних, географічних та інших особливостей регіонів. Даний рівень управління забезпечують ДПА АР Крим, областей, міст Києва та Севастополя.
Тактичний рівень управління передбачає безпосереднє здійснення функцій у сфері контролю за дотриманням податкового законодавства, повнотою і своєчасністю сплати податків та інших обов’язкових платежів тощо, а також проведення в життя розпоряджень органів управління ДПС України вищого рівня.
Подібна диференціація містить певну умовність, яка, проте, не порушує наведеного принципу розмежування.
Центральним напрямом діяльності ДПА України є стратегічне управління системою органів ДПС України, тобто стратегічне управління. Разом з тим, у діяльності центрального апарату є елементи повсякденного оперативного управління обласним ДПА. Силами працівників апарату ДПА України здійснюється і тактичне управління в окремих регіонах, переважно в екстремальних ситуаціях (розкриття, розслідування податкових злочинів тощо).
Для системи органів ДПС України характерна розгалужена мережа зовнішніх і внутрішніх інформаційних зв’язків, що забезпечують органи державної влади інформацією, взаємний інформаційний обмін між органами ДПС України, її управлінськими ланками та службами тощо.
Організація і функціонування системи ДПС України базується на загальних принципах державного управління, які, проте, мають ряд особливостей.
1. Об’єктом впливу є певний комплекс суспільних відносин, що володіють специфічними властивостями. Властивості об’єкта визначають характеристики системи управління, її завдання, форми та методи діяльності.
2. Дисциплінарні вимоги, з одного боку, за рахунок того, що частину ДПС України складають підрозділи ПМ (проходження служби, звання, майже військова дисципліна, статути, присяга, форма тощо), а з іншого те, що більшу частину працівників складають цивільні податківці, яким теж присвоюються спеціальні звання.
3. Виконання органами ДПС України широкого кола обов’язків щодо здійснення нагляду за дотриманням посадовими особами та громадянами законодавчих та інших нормативних актів з питань забезпечення повноти і своєчасності внесення до бюджету обов’язкових платежів. Певним категоріям працівників органів ДПС України надано право розглядати та застосовувати до правопорушників заходи адміністративного впливу.
4. Реалізація системою ДПС України процесуальних функцій, тобто наявність права та обов’язку здійснювати податкові розслідування.
5. Використання, у межах закону специфічних методів оперативно-розшукової роботи й застосування до правопорушників спеціальних засобів впливу.

1.3.3. Зміст, основні характеристики процесу управління
Термін “процес управління” характеризується як перебіг якогось явища, послідовної зміни станів, етапів, стадій розвитку й сукупності послідовних дій для досягнення результату.
Під процесом соціального управління можна розуміти загальне виявлення його функціонування як дію системи управління, як хід реалізації управлінських функцій. Інакше кажучи, процес управління – це функціонування системи соціального управління.
Процес управління посідає у системі управління особливе місце. Якщо механізм управління характеризує основоположні, фундаментальні категорії системи управління, то процес управління – реальне життя системи.
У процесі управління діють і взаємодіють елементи системи управління, тому він означає постійне виникнення якісно нових ознак у системі управління. Процес управління, порівняно з іншими категоріями системи управління, має більш творчий характер. Тут більше суб’єктивізму, важче знайти суворі правила та принципи, а характер конкретної ситуації набуває дуже великого значення.
Отже, процес управління – це діяльність об’єднаних у певну структуру суб’єктів та об’єктів управління, спрямована на досягнення поставлених цілей управління шляхом реалізації певних функцій та застосування відповідних методів та принципів управління.
Процес управління має три основні характеристики: змістовну, організаційну та технологічну.
Змістовна характеристика (або зміст процесу управління) визначається характером проблем, що розв’язуються і являє собою сукупність стадій (операцій), які характеризують послідовність якісних змін робіт у процесі управління. У зв’язку з цим розрізняють:
– методологічний зміст процесу управління, який передбачає виділення певних закономірно минаючих етапів та стадій, які відображають специфічні риси управлінської діяльності. Виходячи з цього, процес управління можна уявити як послідовність двох основних станів: перший – підготовка та прийняття управлінського рішення; другий – організація виконання управлінського рішення;
– функціональний зміст – виявляється у масштабній послідовності та реалізації основних функцій управління: прогнозування, планування, організація, регулювання і контроль;
– економічний зміст – втілюється у формі визначення економічних потреб, оцінці, розподілі та використанні ресурсів;
– соціальний зміст – визначається тим, що суб’єктом та об’єктом соціального управління завжди є людина;
– організаційно-правовий зміст процесу управління виявляється у послідовності використання організаційних важелів впливу: регламентування, нормування, інструктування, відповідальність з відповідним правовим закріпленням;
– інформаційний зміст – полягає у нерозривному зв’язку процесу управління та процесів добування, передавання та обробки інформації.
Організаційна характеристика процесу управління охоплює ряд моментів:
– наявність характеристики учасників процесу управління та визначення порядку їх взаємодії;
– визначення процедури взаємодії різних органів, підрозділів, конкретних виконавців у процесі управління шляхом передбачення стандартних управлінських дій. Перелік останніх залежить від змісту процесу управління, а також завдань, поставлених перед ним;
– організація процесу управління описує його як етапи та стадії процесу, що змінюються у часі, а також включає аналіз процесу управління як процесу прийняття та реалізації управлінського рішення.
Технологічна характеристика процесу управління включає компоненти:
– організацію системи управлінської інформації, яка має сукупністю зведень про стан об’єкта і суб’єкта управління;
– діловодство (документування та документообіг). З метою раціоналізації потоків документованої інформації (постанов, наказів, розпоряджень, рішень, вказівок, статутів, положень, інструкцій, актів, приписів, протоколів, звітів, повідомлень, звернень тощо) їх регламентують шляхом визначення отримувача, відправника та номенклатури документів. Схема документування зв’язків повинна відповідати структурі органу управління та його зовнішнім зв’язкам;
– процедури, що розробляються для всіх основних видів управлінської діяльності: підготовки плану основних організаційних заходів, проведення службової наради, оперативної наради, засідання колегії, прес-конференції тощо. Чітко організована технологія процесу управління завжди передбачає наявність наборів різних управлінських процедур;
– техніку управління – знаряддя та засоби праці, що призначені для виконання інформаційних перетворень у процесі управління. Техніка управління може умовно поділятися на три групи: матеріальні носії інформації, засоби перетворення інформації, засоби оснащення (обладнання, приміщення, споруди та засоби для створення нормальних умов праці).
До носіїв інформації можна віднести як безпосередньо доступні людині, так і носії, що використовуються технічними засобами (паперові, магнітні носії, що використовуються на базі лазерної та цифрової техніки тощо).
До засобів перетворення інформації належать засоби механічного та логічного перетворення інформації, а також універсальні комплекси (АСУ, технічні комплекси організаційної техніки, локальні, корпоративні інформаційні мережі тощо).

1.3.4. Управлінський цикл: поняття, етапи. Підготовка, прийняття управлінського рішення та організація його виконання
Термін “управлінський цикл” згадувався дещо раніше. Тепер настала черга детально розібратись з ним, оскільки його важливість для управління важко переоцінити. Для з’ясування змісту управлінського циклу дуже важливим є поняття “рішення”, з якого необхідно і розпочати.
Це багатозначне поняття. Під рішенням розуміють знаходження певного варіанта дій і сам процес діяльності та її кінцевий результат.
Аналогічно може розглядатись і категорія “управлінське рішення”. Іноді управлінське рішення обмежують лише вибором можливого варіанта дій, що збіднює зміст даної категорії і не визначає його сутності: можна вибрати кращий варіант дій, але він залишиться лише наміром, якщо не здійснити організаційно-практичну діяльність щодо його виконання, не виявити наполегливості для його реалізації. Не може вважатись повноцінним рішення, яке не виконане з певних причин та не спонукало до практичної реалізації волі керівника.
Отже, управлінське рішення – це свідомий акт організуючої діяльності суб’єкта управління, пов’язаний з вибором мети дії, а також шляхів, способів та засобів її досягнення.
Управлінське рішення як специфічний вид діяльності людини можна уявити у вигляді послідовності певних етапів, про які вже згадувалось раніше: етапу підготовки, прийняття рішення та етапу реалізації його рішення.
Управлінське рішення має такі властивості.
1. Управлінське рішення передбачає наявність можливих варіантів дій і вибору одного з них згідно з об’єктивно існуючою обстановкою, інтересами та потребами.
2. Вибір та прийняття варіанта дій є результатом свідомої розумово-психологічної діяльності.
3. Необхідність та основний зміст управлінського рішення визначається метою і орієнтується на її досягнення.
4. Управлінське рішення володіє активізуючою та організуючою силою.
5. В основі управлінського рішення лежить організована свідома діяльність людей.
У зв’язку зі складністю категорії “управлінське рішення” важливого значення набуває класифікація їх за певними критеріями.
За функціональним змістом рішення поділяють на:
– планові;
– оперативні;
– організаційні;
– стимулюючі;
– контролюючі.
Звичайно, у чистому вигляді рішення існують не завжди. Можливі рішення, які стосуються декількох функцій управління. Проте у кожному рішенні виділяють домінуючу функцію управління.
За сферою дії управлінські рішення поділяють на економічні, організаційні, соціальні, технічні, технологічні тощо.
За ієрархічністю рівнів управління – рішення 1-го, 2-го, 3-го і т. д. рівня (рішення 1-го рівня – найвищого органу управління, рішення підлеглого органу – 2-го, ще нижчого – 3-го).
За організацією розробки – одноособові, колективні, колегіальні управлінські рішення.
Одноособові управлінські рішення готуються та приймаються керівником без обговорення та погодження з іншими працівниками або колективом. Найчастіше це оперативні рішення та ті, що не стосуються принципових проблем розвитку системи. Проте інколи це можуть бути дуже важливі рішення.
Колективні рішення розробляються та приймаються загальними зборами колективу, незалежно від службового становища, рангу та характеру діяльності працівників.
Колегіальні рішення розробляються та приймаються спільно з групою фахівців або відповідних керівників. Колегіальні рішення вимагають серйозної підготовки, мають багатоаспектний зміст і не вступають у протиріччя із системою особистої відповідальності.
За діапазоном проблематики виділяють загальні та часткові управлінські рішення.
Загальні рішення спрямовані на вирішення комплексу проблем для даної галузі, сфери діяльності або певної проблеми; часткові – на часткове вирішення проблеми.
За тривалістю здійснення бувають прогнозні, планові, оперативні (поточні) рішення. Тут важливого значення набуває визначення часових меж дії, що особливо важливо для прийняття планових рішень, які передбачають конкретні терміни виконання.
За причинами виникнення виділяють програмні рішення, за розпорядженням або приписом (як управляючих органів більш високого рівня або контролюючих інстанцій), ініціативні, статутні.
За методом розробки – графічні, математичні, статистичні, евристичні.
Для того, щоб управлінське рішення було ефективним, воно повинно відповідати ряду вимог і бути:
– науково обґрунтованим, тобто відповідати об’єктивним закономірностям, які діють у системі управління, застосовуватись на базі аналізу достовірної та повної інформації, що дає підстави для кваліфікованого визначення цілей, завдань, засобів їх вирішення, а також максимально враховувати всі аспекти питань, які розглядаються;
– законним – усі управлінські рішення, незалежно від їх рівня, часу прийняття тощо, приймаються при суворому дотриманні вимог законодавства. Особливої актуальності ця вимога набуває для ДПС України;
– актуальним – управлінське рішення повинно розв’язувати найбільш важливі, істотні для системи проблеми й питання, розв’язання яких створить умови для найбільш ефективного функціонування системи у цілому та окремих її елементів;
– реальним – управлінське рішення повинне бути здійсненим. Прийняття нереальних рішень викликає лише досаду виконавців, небажання їх виконувати. Як правило, такі рішення не досягають мети і не виконуються у такому вигляді, як планувалось;
– компетентним – управлінське рішення повинно відповідати найбільш вигідним, доцільним, оптимальним засобам, прийомам його реалізації;
– конкретним – управлінські рішення повинні мати ясно й чітко сформульовані цілі, завдання, шляхи та засоби їх досягнення, що виключало б можливість їх двозначного тлумачення, з чітким визначенням організатора виконання, термінів, виконавців, а також деяких інших особливостей;
– несуперечливим – управлінські рішення забезпечують єдність поставлених у рішенні цілей, завдань, методів та засобів їх реалізації, а також не суперечать іншим власним рішенням та виданим органом управління вищого рівня;
– своєчасним – управлінські рішення повинні прийматись з урахуванням стану й розвитку як суб’єкта, так і об’єкта управління та конкретних умов. Іншими словами, рішення залежить від уміння керівника правильно орієнтуватись у ситуації, аналізувати події і приймати рішення тільки тоді, коли воно визріло. Оптимальним (для прийняття за своєчасністю) є те рішення, що прийняте на початку виникнення проблеми;
– інформативним – управлінське рішення не може обмежуватись загальним, описовим матеріалом, викладенням відомої зведеної, статистичної інформації, що знижує його інформаційну цінність та призводить до розмитості і нечіткості.
Звичайно, наведений перелік неповний, його можна розширити іншими характеристиками (ефективність, економність, обґрунтованість, варіативність), які, проте, можуть поліпшити його несуттєво.
Розглядаючи поняття “управління”, ми зазначали, що це діяльність особливого роду. Кожен вид діяльності має свою технологію, тобто певну послідовність операцій, що виконуються.
Таку ж технологію має і управлінська діяльність, яка відома у науці під назвою управлінський цикл.
Управлінський цикл – повторювана сукупність послідовно здійснюваних операцій, що складають технологію процесу управління.
Щодо складу управлінського циклу, то у спеціальній літературі наводиться багато думок.
На думку болгарського вченого М. Маркова, управлінський цикл складається з наступних етапів:
– мети;
– проблемної ситуації;
– управлінського рішення;
– вишукуваного стану.
На думку Я. Зеленевського (Польща), управлінський (за автором – організаційний) цикл складається з визначення мети, планування процесу діяльності, вишукування ресурсів і створення необхідної організаційно-технічної бази, реалізації, контролю.
З погляду сучасної науки управління, структура управлінського циклу має наступний вигляд.
1. Формування мети.
2. Підготовка і прийняття рішення.
3. Організація виконання рішень (організація соціальної дії).
4. Аналіз результатів.
1. Формування мети. Дана процедура є початковою стадією управлінського циклу і охоплює кілька операцій – діагноз стану системи та керованого об’єкта; виявлення, усвідомлення та формування проблеми, постановку мети.
Діагноз стану системи управління дає змогу її керівникам та співробітникам виявити проблеми і формувати цілі діяльності з тим, щоб система мала функціонувати максимально ефективно. (Стосовно органів ДПС України це проявляється у постійному справлянні на середовище функціонування управлінських впливів, спрямованих на попередження і виявлення порушень податкового законодавства, що не можливо без діагностики об’єкта, уточнення цілей тощо.)
Проблема – це стан, що відображає відмінності між бажаним та дійсним станом системи, передбачуваними та реальними результатами її функціонування.
Проблемні ситуації виникають постійно внаслідок дії об’єктивних і суб’єктивних факторів. Наприклад, проблему у діяльності органів ДПС України можуть створювати суперечності або “білі плями” у податковому законодавстві, недостатня укомплектованість кадрами або неналежна їх кваліфікація тощо.
Науково обґрунтований аналіз достатнього обсягу вихідної інформації є базою для формування проблеми або проблем. Цей же аналіз дає можливість із загального обсягу вирішити головну проблему та сформувати пріоритетну мету діяльності органів ДПС України. Звичайно, одночасно аналізуються і враховуються всі реальні можливості її досягнення, насамперед наявні ресурси та внутрішні резерви системи. Мета повинна чітко відповідати вимогам законодавства та вимогам вищих органів управління.
2. Підготовка й прийняття управлінського рішення передбачає:
– висунення управлінських гіпотез;
– оперування інформацією;
– збирання, обробку, аналіз, оцінку управлінських гіпотез;
– підготовку (розробка) варіантів рішення;
– оцінку варіантів рішень, вибір оптимального варіанта;
– оформлення вибраного варіанта у вигляді проекту рішення;
– обговорення проекту рішення;
– погодження проекту рішення із зацікавленими особами;
– прийняття рішення (надання йому юридичної сили);
– доведення рішення до організаторів виконання та виконавців.
Управлінська гіпотеза – один із варіантів мети припустимої безпосередньої діяльності щодо розв’язання проблеми.
Суб’єкт управління може висунути безліч обґрунтованих гіпотез, з яких, як правило, прагнуть вибрати оптимальну.
Не можна визнати правильним зосередження уваги лише на одній гіпотезі, оскільки це призводить до висунення суб’єктивної, нереальної, недостатньо обґрунтованої мети управління.
Оперування інформацією – надзвичайно відповідальна стадія управлінського циклу. По суті, це інформаційно-аналітична робота. Тут та чи інша гіпотеза остаточно переводиться в ранг мети предметної управлінської діяльності.
Після обробки зібраної інформації, її аналізу, формування висновків та завдань, перевірки висунутих управлінських гіпотез переходять до розробки варіантів рішень, оцінки кожного з них і вибору оптимального. Складність завдання полягає у тому, що необхідно врахувати багато різноманітних факторів: економічних, політичних, психологічних, правових та інших. Як правило, увага активізується на найбільш істотному з них.
Зупиняючи свій вибір на певному варіанті рішення, суб’єкт управління не може бути впевнений, що його реалізація не зустрінеться з перешкодами та непереборними складнощами, передбачити які було неможливо. Одним із виходів може бути експериментальна перевірка.
Наступні стадії не передбачають великих особливостей і проявляються більш-менш виразно, залежно від характеру, складності, масштабності рішення, що приймається.
Стадія прийняття рішення у більшості випадків означає підписання або затвердження його керівником (суб’єктом управління), тобто йому надається юридична сила. Тому від суб’єкта управління, який має право прийняти таке рішення, незважаючи на узгодження інших зацікавлених суб’єктів, вимагається самостійного ретельного вивчення та аналізу проблеми.
Доведення до виконавців управлінського рішення – відповідальна стадія процесу управління, від якої залежить отримання виконавцем рішення у такому вигляді, у якому воно було прийняте суб’єктом управління. Суб’єкт управління вживає заходів для своєчасного, повного доведення свого рішення до виконавців, що створює передумови для ефективного його виконання.
3. Організація виконання (реалізація) управлінського рішення.
За комплексом підготовки та прийняття управлінського рішення йде організація його виконання. Це основний робочий етап процесу управління. Він, як правило, один із найбільш працеємних. Саме на даному етапі здійснюються управлінські операції, що повинні завершитись досягненням поставлених цілей.
Організація виконання управлінського рішення включає наступні стадії.
1. З’ясування управлінського рішення (організатором його виконання). Це дуже важлива стадія, оскільки навіть цілком обґрунтоване і реалістичне рішення не може бути реалізоване або виконане повністю внаслідок того, що не було правильно зрозуміле виконавцем.
Вивчення рішення починається, як правило, із з’ясування основної ідеї, яку бажає довести до виконавців суб’єкт управління (керівник). Для того, щоб з’ясувати зміст рішення, простого ознайомлення недостатньо, потрібне його організаційне, кваліфіковане вивчення.
Як правило, у ході з’ясування виникають питання, на які повинен дати відповіді лише керівник. Інколи виникає потреба у виконавців додатково отримувати відповідну літературу, використати допомогу компетентних осіб (експертів, науковців тощо).
2. Розв’язання питання про наявність або створення необхідних організаційних передумов. Це може включати цілий ряд організаційних заходів, що забезпечували б виконання рішення. Однією з таких передумов може бути створення робочої групи, визначення відповідального за виконанням тощо.
3. Деталізація управлінського рішення Під час виконання управлінського рішення, особливо складного, часто виникає потреба у деталізації, яка полягає у розділенні завдання на кілька складових частин та встановлення зв’язків між ними. Практично це полягає у тому, що кожний структурний підрозділ отримує певну частину завдання, доводить його до конкретного виконавця із зазначенням строків виконання. Складність деталізації, окрім іншого, полягає і у тому, щоб уникнути дублювання та виявити питання, що не знайшли свого чіткого відображення у загальному рішенні.
4. Добір і розстановка виконавців на основі їх посадової обізнаності та компетентності. Розв’язуючи дане завдання, керівник розглядає і враховує комплекс організаційних, кадрових, педагогічних та психологічних факторів. Тут проявляється вміння керівника працювати з підлеглими.
5. Доведення рішення до безпосередніх виконавців, їх інструктаж та навчання. Дане завдання за певних умов може частково здійснюватись і на першій стадії. Інструктаж проводиться у певний, чітко визначений керівником час, щоб не змішувати поточні справи, здійснюється безпосереднім керівником, який володіє специфікою виконання службових завдань та індивідуальними особливостями підлеглих. Інструктаж доцільно доповнити навчанням виконавців, особливо у частині знань нормативних матеріалів, з метою отримання додаткових умінь та навичок. Залежно від ситуації, після інструктажу підводяться підсумки того, наскільки виконавці оволоділи особливостями завдання та з’ясували суть управлінського рішення.
6. Забезпечення діяльності виконавців (правове, організаційне, кадрове, психологічне, матеріальне, технічне, фінансове). На цій стадії створюються умови для ефективної діяльності виконавців.
Правове забезпечення полягає у наданні виконавцям необхідних прав (виданням розпоряджень, наказів тощо), які б надали можливість виконати завдання.
Організаційне забезпечення охоплює планування виконання рішення, визначення проміжних етапів його реалізації, а також форми й обсяги поточного контролю. Вирішуються питання, пов’язані з режимом роботи, розподілам часу та зусиль виконавців. Разом з тим, їх ініціатива не повинна бути скутою і заорганізованою. Тут рекомендується застосовувати два методи: “ведення” або “стеження”, що залежать від рівня самостійності та компетентності виконавців.
Кадрове забезпечення. Кожен орган ДПС України має певний кадровий склад, обмежений штатним розписом. Це обмежує можливість вибору спеціалістів, необхідних для виконання рішень. Керівник вищого рівня може надати кадрову допомогу щодо маневру чи посилення робочої групи фахівцями, які є в його розпорядженні.
Психологічне забезпечення – це прямий обов’язок керівників усіх рівнів, задіяних на виконанні рішення. Виконавцям роз’яснюється політичний і соціальний зміст управлінського рішення, проводиться робота з формування дисциплінованості та відповідальності за доручену справу.
Для прищеплювання навичок дій у незвичних умовах, стресових та екстремальних ситуаціях здійснюються цілеспрямовані заходи з психологічної підготовки працівників тощо.
Матеріальне, технічне, фінансове забезпечення є об’єктивною передумовою виконання органами внутрішніх справ своїх завдань і кожного управлінського розпорядження. Питання розв’язуються кожним керівником щодо підлеглих, безпосередньо йому підпорядкованих і в межах компетенції та ресурсних можливостей. Це вимагає від керівника знання матеріальних, технічних і фінансових засобів очолюваної ним управлінської структури.
7. Організація взаємодії між виконавцями та координація їх зусиль. Набedає важливого значення, коли у виконанні рішення беруть участь декілька підрозділів або виконавців. Окремі частини завдання можуть виконуватись паралельно або послідовно, можливе часткове використання результатів на певних етапах, досягнутих іншими підрозділами. Взаємодія, насамперед, досягається чітким визначенням прав і обов’язків діючих сторін, розмежовуванням відповідальності, термінів та форм виконання завдань. Важливе значення мають особисті контакти між керівниками взаємодіючих сторін.
Взаємодія може набувати наступних форм:
– взаємний обмін інформацією;
– спільне проведення нарад, інструктажів, занять;
– підготовка та видання спільних рішень;
– практична діяльність з подання взаємодопомоги;
– спільне здійснення контролю та загальне підведення підсумків роботи.
8. Контроль за діяльністю виконавців та облік результатів роботи. На цій стадії отримується оперативна інформація про режим функціонування систем управління, про ефективність зусиль, що дозволяє намітити заходи для коригування ходу виконання завдань.
9. Коригування управлінського рішення та регулювання системи управління. Це стадія внесення уточнень та змін в управлінські рішення, що були прийняті раніше. Потреба у цьому може бути обумовлена різними факторами: суб’єкти соціального управління не завжди мають повну інформацію про всі фактори, які впливають на функціонування певної системи. Тому управлінське рішення може мати припущення або твердження, що не підтверджуються практикою. Практика свідчить, що навіть цілком обґрунтоване в момент прийняття рішення з плином часу вимагає уточнень, доповнень тощо (зміна обстановки, законодавства, політичної, економічної ситуації).
Регулювання системи управління полягає у так званому поточному розпорядництві, під час якого суб’єкт управління оперативно втручається у діяльність підлеглих йому систем та окремих виконавців з метою зміни потоків управлінської інформації. Відмінність терміну регулювання та коригування доволі умовна.
10. Підведення підсумків виконання рішення діагноз нового стану системи та керованого об’єкта). Організаційна робота завершується після виконання завдання. Ефективність діяльності виконавців визначається шляхом оцінки:
– суб’єктом управління вищого рівня – ступеня досягнення цілей загального управлінського рішення;
– керівником органу-виконавця – якості й термінів здійснення розпоряджень, виданих ним у плані конкретизації загального рішення;
– особою, що керувала безпосередніми виконавцями, – оперативності та професійної майстерності виконання завдань конкретними працівниками;
Якщо внаслідок цього встановлено, що мета досягнута, завдання виконане та система перейшла у новий стан, суб’єкт управління повинен знову здійснити оцінку її можливостей, виявити та сформувати проблеми, які необхідно розв’язати. Тобто один управлінський цикл завершується і без паузи переходить в інший. Даний процес відбувається безперервно. Слід мати на увазі, що в системі ДПА України одночасно здійснюється безліч управлінських циклів. Вони, як правило, різноспрямовані, проте деякі з них можуть мати спільні елементи.
Усі стадії управління як процесу звичайно розмежовуються умовно з навчальною метою, і кількість їх за потребою або бажанням можна збільшувати або зменшувати за рахунок розподілу стадії на більш дрібні або об’єднання у більш великі.
Теорія управління вважає управлінську роботу центральною ланкою у практичній діяльності. Яким би чудовим не було управлінське рішення, воно неминуче залишиться лише в намірах, якщо не доповнювати його цілеспрямованою діяльністю, спрямованою на досягнення мети.

Контрольні запитання
1. Наведіть основні ознаки системи.
2. Дайте коротку характеристику стадій організації виконання управлінського рішення.
3. У чому полягає суть управлінського циклу?
4. Які роботи охоплює процес підготовки і прийняття управлінського рішення?
5. Дайте визначення терміна “управлінське рішення”.

НЕТ КОММЕНТАРИЕВ

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ