Подготовительные мероприятия :: vuzlib.su

Подготовительные мероприятия :: vuzlib.su

9
0

ТЕКСТЫ КНИГ ПРИНАДЛЕЖАТ ИХ АВТОРАМ И РАЗМЕЩЕНЫ ДЛЯ ОЗНАКОМЛЕНИЯ


Подготовительные мероприятия

.

Подготовительные мероприятия

Не существует единых безошибочных
правил подготовки к деловой бе­седе. Однако будет полезно указать на следующий
вариант схемы та­кой подготовки: планирование; сбор материала и его обработка;
ана­лиз собранного материала и его редактирование.

Место беседы выбирается с учетом
его влияния на ожидаемый ре­зультат. Для лиц, не работающих в фирме, наиболее
удобным местом будет служебный кабинет принимающего или специальная комната для
гостей, оборудованная всем необходимым. Обстановка в любом случае должна быть
спокойной, уединенной, исключать неожиданное появле­ние посторонних, шум,
звонки и т. п., ибо это нервирует, но не «интим­ной». Во многом ее определяет
даже цвет стен, освещенность, мебель и характер ее расстановки.

С сотрудниками можно встречаться
и на их рабочем месте. Допус­тимо проведение деловых бесед и вне службы,
например, в ресторане, кафе или даже в домашних условиях. Главное, чтобы ваш
собеседник чувствовал себя свободно и раскованно и мог полностью переключиться
на деловой разговор.

Затем следует выбрать наиболее
удачный момент и только потом договариваться о встрече. В этом случае
инициатива будет в ваших руках, и поэтому контролировать ситуацию будет легче.

Когда беседа уже назначена,
составляется план ее проведения. Сна­чала следует определить стоящие перед вами
цели, а затем разработать стратегию их достижения и тактику ведения беседы.

Такой план — это четкая программа
действий по подготовке и про­ведению конкретной беседы. Однако далеко не все
это понимают, рас­суждая примерно так: «Ну как можно планировать деловую
беседу, если один новый факт, внезапно всплывший во время встречи, может все
изменить самым кардинальным образом и разрушить все предваритель­ное
планирование?»

Но ведь целью планирования как
раз и является попытка смяг­чить, нейтрализовать влияние неожиданно появившихся
новых фак­тов или непредвиденных обстоятельств на ход беседы. Подготовка и
планирование беседы позволяют заранее предвидеть возможные нео­жиданные моменты,
что снижает эффективность замечаний собесед­ника. Кроме того, приобретается
навык быстрой и гибкой реакции при возникновении непредвиденных обстоятельств.

Планирование деловой беседы
позволяет определить ее конкрет­ные задачи уже в начале подготовки к ней, найти
и устранить «узкие» места в беседе, согласовать время ее проведения.

Сбор материала для деловой беседы
— очень трудоемкий процесс, требующий значительных затрат времени. Но это один
из важнейших этапов подготовки к беседе. Он включает в себя поиск возможных ис­точников
информации (из личных контактов, докладов, научных ис­следований, публикаций,
официальных данных и т.п.). При этом целе­сообразно сразу же дополнять
собранные материалы собственными примечаниями, поскольку подобные записи могут
существенно помочь на последних этапах подготовки к беседе. Объем собранных
материа­лов во многом зависит от общей информированности участников бу­дущей
беседы, уровня их профессиональных знаний, широты подхода к намеченной для
обсуждения проблеме.

Затем собранные и тщательно
отобранные фактические данные си­стематизируются. Это чем-то напоминает процесс
обогащения руды, когда увеличивают ее концентрацию, отсеивая пустую породу.

Систематизация позволяет выделить
наиболее важные факты, под­лежащие рассмотрению. Она облегчает их поиск и
помогает установить ранее не замеченные зависимости. Систематизацию следует
проводить в течение всего процесса обработки материала.

Анализ собранного материала
помогает определить взаимосвязь фактов, сделать выводы, подобрать необхо­димую
аргументацию, т. е. сделать первую попытку скомбинировать и увязать весь
собранный материал в единое логическое целое. Обработанный и систематизи­рованный
материал как бы раскладывается по «ячейкам» плана, асами «ячейки» увязы­ваются
между собой в более крупные части.

Желательно дополнить материал
текстом, со­стоящим из отдельных понятий и слов, связав которые вы получите
смысл изложенного. Же­лательно также без сокращений записать осо­бо удавшиеся
формулировки. А затем следует выделить наиболее важные моменты путем
подчеркивания или особыми значками (бук­вами, кружочками, стрелочками и т. п.).

Весьма полезно перед беседой
попытать­ся составить портрет партнера, определить его сильные и слабые
стороны, т. е. установить его психологический тип, политические убежде­ния,
общественные позиции, социальное поло­жение, религиозные убеждения, хобби и т.
п.

Все это поможет определить, с кем
— сторон­ником или противником — придется иметь дело, выработать наиболее
приемлемую тактику, которой следует придерживаться в процессе беседы. Уже
непосредственно перед самой встречей жела­тельно узнать, в каком настроении
находится парт­нер, что у него «болит», как в данной ситуации по­мочь решению
его личных проблем, что, безуслов­но, придает любой беседе более благоприятное
на­правление.

Знание будущего партнера помогает
не толь­ко получить представление о его личных каче­ствах, но, самое главное,
понять его видение пред­мета, о котором пойдет речь, интересы, с ним свя­занные.

Завершается подготовка к беседе
редакти­рованием текста, его окончательной шлифов­кой и доработкой.

.

Назад

НЕТ КОММЕНТАРИЕВ

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ