ТЕКСТЫ КНИГ ПРИНАДЛЕЖАТ ИХ АВТОРАМ И РАЗМЕЩЕНЫ ДЛЯ ОЗНАКОМЛЕНИЯ
Подготовительные мероприятия
.
Подготовительные мероприятия
Не существует единых безошибочных
правил подготовки к деловой беседе. Однако будет полезно указать на следующий
вариант схемы такой подготовки: планирование; сбор материала и его обработка;
анализ собранного материала и его редактирование.
Место беседы выбирается с учетом
его влияния на ожидаемый результат. Для лиц, не работающих в фирме, наиболее
удобным местом будет служебный кабинет принимающего или специальная комната для
гостей, оборудованная всем необходимым. Обстановка в любом случае должна быть
спокойной, уединенной, исключать неожиданное появление посторонних, шум,
звонки и т. п., ибо это нервирует, но не «интимной». Во многом ее определяет
даже цвет стен, освещенность, мебель и характер ее расстановки.
С сотрудниками можно встречаться
и на их рабочем месте. Допустимо проведение деловых бесед и вне службы,
например, в ресторане, кафе или даже в домашних условиях. Главное, чтобы ваш
собеседник чувствовал себя свободно и раскованно и мог полностью переключиться
на деловой разговор.
Затем следует выбрать наиболее
удачный момент и только потом договариваться о встрече. В этом случае
инициатива будет в ваших руках, и поэтому контролировать ситуацию будет легче.
Когда беседа уже назначена,
составляется план ее проведения. Сначала следует определить стоящие перед вами
цели, а затем разработать стратегию их достижения и тактику ведения беседы.
Такой план — это четкая программа
действий по подготовке и проведению конкретной беседы. Однако далеко не все
это понимают, рассуждая примерно так: «Ну как можно планировать деловую
беседу, если один новый факт, внезапно всплывший во время встречи, может все
изменить самым кардинальным образом и разрушить все предварительное
планирование?»
Но ведь целью планирования как
раз и является попытка смягчить, нейтрализовать влияние неожиданно появившихся
новых фактов или непредвиденных обстоятельств на ход беседы. Подготовка и
планирование беседы позволяют заранее предвидеть возможные неожиданные моменты,
что снижает эффективность замечаний собеседника. Кроме того, приобретается
навык быстрой и гибкой реакции при возникновении непредвиденных обстоятельств.
Планирование деловой беседы
позволяет определить ее конкретные задачи уже в начале подготовки к ней, найти
и устранить «узкие» места в беседе, согласовать время ее проведения.
Сбор материала для деловой беседы
— очень трудоемкий процесс, требующий значительных затрат времени. Но это один
из важнейших этапов подготовки к беседе. Он включает в себя поиск возможных источников
информации (из личных контактов, докладов, научных исследований, публикаций,
официальных данных и т.п.). При этом целесообразно сразу же дополнять
собранные материалы собственными примечаниями, поскольку подобные записи могут
существенно помочь на последних этапах подготовки к беседе. Объем собранных
материалов во многом зависит от общей информированности участников будущей
беседы, уровня их профессиональных знаний, широты подхода к намеченной для
обсуждения проблеме.
Затем собранные и тщательно
отобранные фактические данные систематизируются. Это чем-то напоминает процесс
обогащения руды, когда увеличивают ее концентрацию, отсеивая пустую породу.
Систематизация позволяет выделить
наиболее важные факты, подлежащие рассмотрению. Она облегчает их поиск и
помогает установить ранее не замеченные зависимости. Систематизацию следует
проводить в течение всего процесса обработки материала.
Анализ собранного материала
помогает определить взаимосвязь фактов, сделать выводы, подобрать необходимую
аргументацию, т. е. сделать первую попытку скомбинировать и увязать весь
собранный материал в единое логическое целое. Обработанный и систематизированный
материал как бы раскладывается по «ячейкам» плана, асами «ячейки» увязываются
между собой в более крупные части.
Желательно дополнить материал
текстом, состоящим из отдельных понятий и слов, связав которые вы получите
смысл изложенного. Желательно также без сокращений записать особо удавшиеся
формулировки. А затем следует выделить наиболее важные моменты путем
подчеркивания или особыми значками (буквами, кружочками, стрелочками и т. п.).
Весьма полезно перед беседой
попытаться составить портрет партнера, определить его сильные и слабые
стороны, т. е. установить его психологический тип, политические убеждения,
общественные позиции, социальное положение, религиозные убеждения, хобби и т.
п.
Все это поможет определить, с кем
— сторонником или противником — придется иметь дело, выработать наиболее
приемлемую тактику, которой следует придерживаться в процессе беседы. Уже
непосредственно перед самой встречей желательно узнать, в каком настроении
находится партнер, что у него «болит», как в данной ситуации помочь решению
его личных проблем, что, безусловно, придает любой беседе более благоприятное
направление.
Знание будущего партнера помогает
не только получить представление о его личных качествах, но, самое главное,
понять его видение предмета, о котором пойдет речь, интересы, с ним связанные.
Завершается подготовка к беседе
редактированием текста, его окончательной шлифовкой и доработкой.
.
