Подготовка к переговорам :: vuzlib.su

Подготовка к переговорам :: vuzlib.su

13
0

ТЕКСТЫ КНИГ ПРИНАДЛЕЖАТ ИХ АВТОРАМ И РАЗМЕЩЕНЫ ДЛЯ ОЗНАКОМЛЕНИЯ


Подготовка к переговорам

.

Подготовка к переговорам

Коммерческие переговоры
организуются по инициативе одного из уча­стников путем личной договоренности
при встрече, обмене письмами, по телефону и т. п. и начинаются с того момента,
когда одна из сторон выступит с предложением обговорить детали и условия зак­лючения
контракта.

Когда вторая сторона принимает
предложе­ние, наступает один из важнейших эта­пов — подготовка к переговорам.
Именно на этом этапе во многом закладывается основа для их успешного
проведения. От того, насколько тщатель­но будут подготовлены переговоры,
зависит не только их результат, но и сам процесс: будут ли переговоры
длительными, конфликтными или они пройдут быстро, без срывов. <П~Е _ _

Подготовка к переговорам включает
два ос­новных направления работы: решение организа­ционных вопросов и
проработка основного содер­жания переговоров.

К организационным вопросам
подготовки переговоров следует отнести определение времени и места встречи, формирование
количественного и качественного состава делегации.

При определении времени встречи
не принято оказывать давле­ние на партнера по переговорам, в особенности, если
вы сами являе­тесь инициатором встречи. Поэтому прибегают к различного рода ого­воркам
типа: «Любое удобное для вас время. Со своей стороны мы пред­лагаем 10 часов».

При определении времени начала
переговоров обычно исходят из их продолжительности — переговоры длятся 1,5-2
часа. Как правило, они назначаются на 9.30 или 10.00. Если переговоры
проводятся во второй половине дня, то нужно выбрать такое время их начала,
чтобы они закончились не позднее 17.00-17.30. При проведении переговоров нужно
иметь в виду, что первый спад активности участников наступа­ет примерно через
35 минут после их начала. Местом встречи может быть помещение одного из
участников встречи. Встречи могут проис­ходить на территории каждого из
участников (по очереди) или на ней­тральной территории.

Перед встречей необходимо
подготовить помещение, на столах не должно быть никаких лишних документов,
сейфы и шкафы должны быть заперты. На столе должны лежать блокноты, карандаши,
сигареты, спич­ки, пепельницы, стоять вода, фужеры. Не следует ставить на стол
бутер­броды, фрукты, конфеты, так как люди собираются не закусывать, а ра­ботать.
Бутерброды, чай (или кофе), фрукты и т.д. подают в том слу­чае, если беседа
длится в течение многих часов.

Если встреча проводится как
гостевая (первый или прощальный визит), то можно предложить гостям чашку кофе
или чая. В редких и особо торжественных случаях, в ча­стности, когда люди
хорошо и долго знают друг друга, можно предложить к кофе небольшую рюмку конья­ка
или ликера.

Если вы поставили на стол
пепельницу, это являет­ся сигналом, что можно курить, однако прежде нужно
спросить разрешения у присутствующих женщин. Если пепельницы на столе нет,
курить нельзя. В этом случае должно быть подготовлено помещение для курения.
Комната для переговоров должна иметь надлежащий вид. В ней должно быть очень
чисто, не душно и не шумно. Стулья или крес­ла должны быть удобными и не
располагаться напротив окон: может помешать солнечный свет, отвлечь
неблаговидный пейзаж.

Встречать прибывших иностранных
гостей у входа в ваше здание следует не руководителю фирмы, а кому-нибудь из
сотрудников, луч­ше симпатичной и приветливой девушке. Она должна проводить гос­тей
в офис, предложить снять пальто, удобно расположиться.

Таковы чисто технические моменты
подготовки к переговорам. Да­лее следует ее организационная стадия, когда
переходят к формиро­ванию состава делегации, т.е. к определению количественного
и персо-нального состава, назначению главы.

Нередко бывает так, что главой
делегации на переговорах назна­чают человека исходя из должностного статуса, не
принимая в рас­чет его компетентность по существу обсуждаемых вопросов и то,
что он просто не владеет необходимыми для ведения переговоров навы­ками.

Несмотря на то, что технические
организационные вопросы явля­ются весьма важными и без их решения переговоры не
могут состоять­ся, основное внимание на стадии подготовки уделяется содержатель­ной
стороне дела, предполагающей проработку переговорного процес­са. Такая
проработка включает:

— анализ проблемы;

— формулирование общего подхода к
переговорам, целей, задач и собственной позиции на них;

— определение возможных вариантов
решения;

— подготовку предложений и их
аргументацию;

— составление необходимых
документов и материалов.

Анализ проблемы заключается в
поиске путей ее решения, требу­ющих меньших затрат и усилий. Такие пути могут
быть обнаружены как в сфере односторонних действий, так и в результате
переговоров с партнерами. В процессе анализа продумываются возможные альтерна­тивы
решения проблемы.

При анализе проблемы необходимо
обратить особое внимание на интересы сторон. Интерес — это одно из ключевых
понятий переговор­ного процесса. Стороны, вступая в переговоры, всегда имеют
как об­щие, так и различные интересы.

Различные интересы не обязательно
противоречат друг другу. Сре­ди них можно выделить взаимоисключающие и
непересекающиеся интересы. Со взаимоисключающими интересами дела обстоят более
или менее понятно. Они предполагают, что стороны хотят одного и того же
(например, претендуют на одну территорию). А под непересекающи­мися понимаются
такие интересы, когда реализация интересов одной из сторон никак не затрагивает
интересы другой стороны, иными сло­вами, стороны хотят разного.

При подготовке следует выписать
на листе бумаги интересы свои и партнера, чтобы было наглядно. В чем они
совпадают, в чем расхо­дятся? Какие интересы являются взаимоисключающими, какие
непе­ресекающимися?

Анализ интересов сторон должен
подвести и к ответу на вопрос: есть ли иные пути решения проблемы, требующие
меньших затрат и усилий, да и вообще выглядящие более привлекательными.

На основе интересов участников
переговоров формируются общий подход к переговорам и собственная позиция на
нем, а также опреде­ляются возможные варианты решения.

Следует продумать и возможные
предложения, отвечающие тому или иному варианту решения, а также их
аргументацию. Основные аргументы, обосновывающие те или иные предложения,
должны быть подготовлены заранее.

Обычно подготовительная работа
завершается написанием подго­товительных документов и материалов. Письменная
форма изложения заставляет участников подготовки к переговорам подумать о
точности формулировок. Эти документы и материалы будут служить на перего­ворах
своеобразными ориентирами, с которыми сверяется их ход, вно­сятся необходимые
изменения. К таким документам относятся проек­ты соглашений, протоколов,
договоров, резолюций, контрактов.

Чтобы успешно вести переговоры,
надо еще перед первой встре­чей собрать всю необходимую информацию о фирме, с
которой реше­но сотрудничать (когда и кем была основана, в каких странах ведет
дело, в каких сделках имела особый успех, данные о финансовом положе­нии,
объеме операций и т.д.). Поскольку личностные моменты играют очень важную роль
в достижении взаимного доверия, полезно узнать о руководстве фирмы-партнера и о
тех, с кем предстоит вести перегово­ры (где родились, какие университеты
закончили, основные вехи ка­рьеры, состав семьи, хобби и т.д.).

Для начала надо найти проспекты
той или иной компании или по­лучить по факсу информационную справку. И если в
беседе с предста­вителем фирмы вы проявите осведомленность о ее деятельности,
это, как правило, произведет благоприятное впечатление. Особенно это важно при
контактах с японскими, южнокорейскими, тайваньскими и сингапурскими
бизнесменами, которые ценят основательность и стрем­ление к более тесным,
доверительным личным отношениям.

Очень полезно, чтобы в
переговорах с вашей стороны участвовали не только руководители, но и владеющие
конкретной информацией и практическими знаниями технические эксперты, даже если
они и не занимают крупных постов. Типичная ошибка многих отечественных
предпринимателей заключается в том, что для контактов с иностран­ными
партнерами за рубеж отправляются только руководители, при­выкшие к общим
решениям и общим договоренностям.

Желательно в процессе
подготовительной работы все вновь про­думать и изучить до мелочей. Никогда не
стоит полагаться на «авось» и надеяться на то, что искушенные в бизнесе
иностранцы сами возьмут на себя проработку всех деталей, как только услышат
«потря­сающую идею» совместного предпринимательства или торговой сдел­ки. Переговоры
чаще всего заходят в тупик, когда иностранные биз­несмены начинают
интересоваться деталями и подробностями, кото­рые наши бизнесмены по своей
обычной безалаберности просто не продумали.

.

Назад

НЕТ КОММЕНТАРИЕВ

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ