6. Составление номенклатуры дел :: vuzlib.su

6. Составление номенклатуры дел :: vuzlib.su

73
0

ТЕКСТЫ КНИГ ПРИНАДЛЕЖАТ ИХ АВТОРАМ И РАЗМЕЩЕНЫ ДЛЯ ОЗНАКОМЛЕНИЯ


6. Составление номенклатуры дел

.

6. Составление номенклатуры дел

6.1. Каждый отдел, структурное подразделение организации на
каждый год составляют свою номенклатуру дел. Служба ДОУ при­сваивает
структурному подразделению индекс, например: прием­ная руководителя — 02.

Номенклатура дел организации составляется по форме, опреде­ленной
Государственной архивной службой РФ, на основе номен­клатур дел структурных
подразделений и утверждается руководи­телем организации.

6.2.  Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и
подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документа.
Заголовок дела должен четко в обобщенной форме от­ражать основное содержание и
состав документов дела. Не допус­кается употреблять неконкретные формулировки
типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.д.

Заголовок дела состоит из следующих элементов: названия вида
дела (переписка, протоколы, приказы и т.д.), названия структурного
подразделения и краткого содержания документов дела.

6.3. Формирование дел

Дела формируются в организации децентрализованно, т.е. в
структурных подразделениях. За формирование дел отвечают ру­ководители
структурных подразделений. Контроль за правильнос­тью формирования дел
осуществляет служба ДОУ. При формиро­вании дел необходимо соблюдать следующие
правила:

•    помещать в дело только исполненные документы в соответ­ствии
с заголовком дела по номенклатуре дел;

•    помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению
одного вопроса;

•    группировать в деле документы одного календарного года,
за исключением переходящих дел;

•    группировать отдельно документы постоянного хранения и
временных сроков хранения.

В дело должны помещаться документы, подлежащие возврату, лиш­ние
экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов.

Номер дела, в которое должен быть подшит документ, опреде­ляет
исполнитель.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от
приказов по личному составу. Приказы оперативного характера (о ко­мандировках,
отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.

Протоколы располагаются в хронологическом порядке по но­мерам.

Обращения граждан по вопросам работы организации и все до­кументы
по их рассмотрению формируются отдельно от обраще­ний граждан по личным
вопросам.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и
систематизируется в хронологической последовательности: доку­мент-ответ
нумеруется следом за документом-запросом. При во­зобновлении переписки по
определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в
дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

6.4. Экспертиза ценности документа, оформление дел, состав­ление
описей дел, оперативное хранение документов и дел, пере­дача дел на архивное
хранение осуществляются согласно прави­лам, утвержденным Государственной
архивной службой РФ.

Примечание. Примерная инструкция по делопроизводству дана
без учета осо­бенностей конкретной организации. Но при составлении конкретной
инструк­ции Примерная инструкция должна служить основой, так как она составлена
с учетом Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ
и ГОСТ Р 6.30-97.

К конкретной инструкции необходимо приложить образцы
регистрационных карточек входящей и отправляемой корреспонденции, внутренних
документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и т.д.),
обращений граж­дан, образцы справок о состоянии работы с документами, форм
номенклатуры дел, актов об уничтожении документов, а также перечень документов,
на которых ставится печать. Для подготовки этих приложений можно использовать
об­разцы, которые приведены в данном пособии.

Инструкция утверждается постановлением главы администрации,
приказом руководителя организации и под роспись дается каждому работнику для
соблю­дения им правил работы с документами.

.

Назад

НЕТ КОММЕНТАРИЕВ

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ