3. Подготовка документов к последующему хранению и использованию :: vuzlib.su

3. Подготовка документов к последующему хранению и использованию :: vuzlib.su

355
0

ТЕКСТЫ КНИГ ПРИНАДЛЕЖАТ ИХ АВТОРАМ И РАЗМЕЩЕНЫ ДЛЯ ОЗНАКОМЛЕНИЯ


3. Подготовка документов к последующему хранению и использованию

.

3. Подготовка документов к последующему хранению и
использованию

Завершающим этапом процесса делопроизводства является под­готовка
исполненных документов к хранению и использова­нию. Основная цель упорядочения
и хранения исполненных доку­ментов — создание условий для их использования в
справочной рабо­те учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Подготовка исполненных документов к хранению и использо­ванию
включает:

• экспертизу (оценку) научной и практической ценности доку­ментов;

• оформление дел;

• описание документов постоянного и долговременного хране­ния;

• обеспечение их сохранности;

• передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный
архив. (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном
подчинении соответствующей организации, не входящей систему государственной
архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации.)
Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий
до передачи их на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве прово­дится
при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для’ организации и
проведения экспертизы ценности документов, от­бора и подготовки их для передачи
на государственное хране­ние, а также для контроля за правильностью отнесения
доку­ментов к различным делам и оказания методической помощи в) проведении
экспертизы ценности документа создаются посто­янно действующие экспертные
комиссии (ЭПК). Разрабатыва­ется положение, в котором определяются ее функции,
права и порядок работы.

На экспертные комиссии кроме организации ежегодного отбо­ра
документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела
постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хра­нения, в том числе и по личному
составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих
дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянно­го
хранения и о необнаружении дел, подлежащих передаче на го­сударственное
хранение; вопросов о приеме на ведомственное хра­нение документов личного
происхождения; подготовка и внесе­ние на рассмотрение ЭПК предложений об
установлении и изменении сроков хранения документов; рассмотрение перечней
документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.

Оформление дела — это комплекс работ по его переучету, ну­мерации
листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов;
начинается оно с момента заверения дела в де­лопроизводстве и завершается в
процессе подготовки его к пере­даче в ведомственный архив после окончания
календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел
проводит­ся работниками службы делопроизводства. В зависимости от сро­ков
хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению
подлежат дела постоянного, долговремен­ного (свыше 10 лет) хранения и по
личному составу. Дела времен­ного (до 10 лет включительно) хранения подлежат
частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внут­ренней
пере систематизации документов, без нумерации листов, а также без составления
заверительной надписи.

При оформлении обложек дел постоянного, долговременного
(свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указывать­ся следующие
реквизиты: наименование учреждения и его непо­средственная подчиненность;
наименование структурного подраз­деления, индекс дела; аннотация к документам
дела (для дел по­стоянного хранения, содержащих особо ценные документы); дата
дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр
дела. Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место
для наименования государ­ственного архива и учреждения.

Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел
постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только
после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК
соответствующего учреждения го­сударственной архивной службы (до этого он
проставляется каран­дашом). Архивные шифры на обложках дел долговременного (свы­ше
10 лет) хранения и по личному составу проставляются черни­лами после включения
дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения,
согласованных с ЭПК соот­ветствующего учреждения государственной архивной
службы (для описей дел по личному составу) и утвержденных руководителем
учреждения.

При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблю­дать
следующие требования: название учреждения пишут полнос­тью с указанием
подчиненности в именительном падеже или ука­зывают его официально принятое
сокращенное наименование; за­головок и номер дела переносят на обложку из
номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удоб­ства
поиска дел при вертикальном способе их хранения).

В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела
постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые
уточнения. Если название учреждения (вы­шестоящего ведомства, структурного
подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное
подразделе­ние), на обложке дописывают название этого учреждения (струк­турного
подразделения). Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел
организации, согласованной с ЭПК соответ­ствующего учреждения государственной
архивной службы. В не­обходимых случаях (например, если заголовок на обложке не
от­ражает содержания документов в деле) в него вносятся дополни­тельные
сведения и уточнения.

В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указы­ваться
их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если
данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их
помещают за заголовком (в строку, пос­ле точки, с прописной буквы), а если
данные относятся к части до­кументов или к одному из них, то их пишут после
описания доку­ментов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле несколь­ких
томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и
заголовок каждого тома (части).

Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы
заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное дати­рование дел
зависит от всестороннего учета характера и вида до­кументов, которые в них
сформированы. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую
документацию (докла­ды, стенограммы, письма и т.д.), для которых точная
датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов
(частей), являются крайние даты документов, т.е. число, ме­сяц, год регистрации
(составления) самого раннего и самого по­зднего из документов, включенных в
дело.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных
органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и пос­леднего
протоколов или даты их утверждения (если они утвержда­ются). Датой личного дела
являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно
заведено.

В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10
лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на
отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и
прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак
«+» (плюс) — ко­личество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверитель­ная
надпись пишется разборчиво, с указанием должности состави­теля, даты
составления и подписывается составителем с расшиф­ровкой подписи. Последующие
изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение
новых, замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются в заверительной
над­писи со ссылкой на соответствующий акт.

Для определенных категорий дел постоянного и долговремен­ного
(свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван специ­фикой содержащейся в
них документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о
присуждении ученых степе­ней и присвоении ученых званий, дела на авторские
свидетельства и патентные изобретения и т.д.), а также сформированных по раз­новидностям
документов, заголовки которых не раскрывают их кон­кретного содержания,
составляется внутренняя опись документов. По окончании делопроизводственного
года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие
экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систе­матизированный
перечень заголовков дел, раскрывающий их со­став и содержание, закрепляющий
систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является
одновременно учет­ным документом и основным видом научно-справочного стандар­та,
обеспечивающим оперативный учет дел и описей.

С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела
хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели
помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, ко­торые должны обеспечивать
сохранность документов, и ставят ко­решками наружу.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения
можно лишь в исключительных случаях (например, по требова­нию судебно-следственных
органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно
вкладывают точную за­веренную копию документа и акт о причинах изъятия
подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе уч­реждения
или в интересах отдельных граждан делают с разреше­ния руководства или
должностных лиц, которым такое право пре­доставлено соответствующими
ведомственными инструкциями.

В течение делопроизводственного года из дела разрешается вы­давать
документы для работы сотрудникам учреждения. При вы­даче документа на его место
помещают лист-заместитель, на кото­ром указывают, какой документ, кому и на
какое время выдан. Пос­ле завершения делопроизводственного года документы из
дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ.
На выданное дело заполняют карточку-заместитель, в ней указывают структурное
подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения,
фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для
расписок в получении и приеме дела.

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроиз­водства,
несут ответственность заведующий канцелярией, секре­тарь, делопроизводитель и
т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных
подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству
учреждения об имеющихся нарушениях.

Структурные подразделения учреждения передают в ведом­ственный
архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив
передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы
учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каж­дой
картотеки включается в опись.

Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как пра­вило,
по графику, составленному заведующим ведомственным ар­хивом (или лицом,
ответственным за архив), предварительно со­гласованному с руководителями
структурных подразделений и ут­вержденному руководителем учреждения.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в
ведомственный архив не подлежат и должны храниться центра­лизованно в
канцелярии, секретариате или другой службе дело­производства учреждения или в
структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя
организа­ции они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре
дел, что определяет ведомственный архив.

Правильность формирования и оформления дел, соответствие их
количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива
предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ве­домственный архив
структурными подразделениями. Если в фор­мировании и оформлении дел установлены
недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить.

Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специ­альный
сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в при­сутствии работника
сдающего структурного подразделения. Пере­дача дел производится по описи, и в
обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его
наличии. В кон­це описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывает­ся
количество фактически принятых в архив дел, дата приема-пе­редачи дел, а также
ставятся подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела. При
приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле.

.

Назад

НЕТ КОММЕНТАРИЕВ

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ