ТЕКСТЫ КНИГ ПРИНАДЛЕЖАТ ИХ АВТОРАМ И РАЗМЕЩЕНЫ ДЛЯ ОЗНАКОМЛЕНИЯ
3. Подготовка документов к последующему хранению и использованию
.
3. Подготовка документов к последующему хранению и
использованию
Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка
исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения
и хранения исполненных документов — создание условий для их использования в
справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.
Подготовка исполненных документов к хранению и использованию
включает:
• экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;
• оформление дел;
• описание документов постоянного и долговременного хранения;
• обеспечение их сохранности;
• передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный
архив. (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном
подчинении соответствующей организации, не входящей систему государственной
архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации.)
Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий
до передачи их на государственное хранение.
Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится
при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для’ организации и
проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи
на государственное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения
документов к различным делам и оказания методической помощи в) проведении
экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные
комиссии (ЭПК). Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции,
права и порядок работы.
На экспертные комиссии кроме организации ежегодного отбора
документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела
постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному
составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих
дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянного
хранения и о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное
хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного
происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об
установлении и изменении сроков хранения документов; рассмотрение перечней
документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.
Оформление дела — это комплекс работ по его переучету, нумерации
листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов;
начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в
процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания
календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел
проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков
хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению
подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по
личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат
частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней
пере систематизации документов, без нумерации листов, а также без составления
заверительной надписи.
При оформлении обложек дел постоянного, долговременного
(свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться следующие
реквизиты: наименование учреждения и его непосредственная подчиненность;
наименование структурного подразделения, индекс дела; аннотация к документам
дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); дата
дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр
дела. Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место
для наименования государственного архива и учреждения.
Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел
постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только
после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК
соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он
проставляется карандашом). Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше
10 лет) хранения и по личному составу проставляются чернилами после включения
дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения,
согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной
службы (для описей дел по личному составу) и утвержденных руководителем
учреждения.
При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать
следующие требования: название учреждения пишут полностью с указанием
подчиненности в именительном падеже или указывают его официально принятое
сокращенное наименование; заголовок и номер дела переносят на обложку из
номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства
поиска дел при вертикальном способе их хранения).
В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела
постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые
уточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного
подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное
подразделение), на обложке дописывают название этого учреждения (структурного
подразделения). Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел
организации, согласованной с ЭПК соответствующего учреждения государственной
архивной службы. В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не
отражает содержания документов в деле) в него вносятся дополнительные
сведения и уточнения.
В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться
их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если
данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их
помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если
данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после
описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких
томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и
заголовок каждого тома (части).
Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы
заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел
зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них
сформированы. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую
документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), для которых точная
датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов
(частей), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации
(составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в
дело.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных
органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего
протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела
являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно
заведено.
В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10
лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на
отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и
прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак
«+» (плюс) — количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная
надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты
составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие
изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение
новых, замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются в заверительной
надписи со ссылкой на соответствующий акт.
Для определенных категорий дел постоянного и долговременного
(свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в
них документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о
присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские
свидетельства и патентные изобретения и т.д.), а также сформированных по разновидностям
документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания,
составляется внутренняя опись документов. По окончании делопроизводственного
года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие
экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систематизированный
перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий
систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является
одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта,
обеспечивающим оперативный учет дел и описей.
С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела
хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели
помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать
сохранность документов, и ставят корешками наружу.
Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения
можно лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных
органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно
вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия
подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения
или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или
должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими
ведомственными инструкциями.
В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать
документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место
помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на
какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из
дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ.
На выданное дело заполняют карточку-заместитель, в ней указывают структурное
подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения,
фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для
расписок в получении и приеме дела.
За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства,
несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и
т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных
подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству
учреждения об имеющихся нарушениях.
Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный
архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив
передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы
учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой
картотеки включается в опись.
Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило,
по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом,
ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями
структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в
ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно в
канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в
структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя
организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре
дел, что определяет ведомственный архив.
Правильность формирования и оформления дел, соответствие их
количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива
предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив
структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены
недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить.
Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный
сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника
сдающего структурного подразделения. Передача дел производится по описи, и в
обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его
наличии. В конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывается
количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, а также
ставятся подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела. При
приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле.
.