ТЕКСТЫ КНИГ ПРИНАДЛЕЖАТ ИХ АВТОРАМ И РАЗМЕЩЕНЫ ДЛЯ ОЗНАКОМЛЕНИЯ
Методы проектирования структур
.
Методы
проектирования структур
Структура
управления производственно-хозяйственной организацией как объект
проектирования — сложная система. Она сочетает в себе как технологические,
экономические, информационные, административно-организационные взаимодействия,
которые поддаются непосредственному анализу и рациональному проектированию, так
и социально-психологические характеристики и связи. Последние определяются
уровнем квалификации и способностей работников, их отношением к труду, стилем
руководства.
Специфика
проблемы проектирования организационной структуры управления состоит в том,
что она не может быть адекватно представлена в виде задачи формального выбора
наилучшего варианта организационной структуры по четко сформулированному, однозначному,
математически выраженному критерию оптимальности. Это
количественно-качественная, многокритериальная проблема, решаемая на основе
сочетания научных (в том числе формализованных) методов анализа, оценки,
моделирования организационных систем с деятельностью руководителей,
специалистов и экспертов по выбору и оценке наилучших вариантов организационных
решений.
Процесс
организационного проектирования состоит в последовательности приближения к модели
рациональной структуры управления, в котором методы проектирования играют
вспомогательную роль при рассмотрении, оценке и принятии к практической
реализации наиболее эффективных вариантов организационных решений. Проектирование
организационных структур управления осуществляется на основе следующих основных
взаимодополняющих методов: 1) аналогий; 2) экспортно-аналитического; 3)
структуризации целей и 4) организационного моделирования.
Метод аналогий
состоит в применении организационных форм и механизмов управления, которые
оправдали себя в организациях со сходными организационными характеристиками
(целями, типом технологии, спецификой организационного окружения, размером и
т. п.), по отношению к проектируемой организации. К методу аналогий относятся
выработка типовых структур управления производственно-хозяйственных организаций
и определение границ и условий их применения.
Использование
метода аналогий основано на двух взаимодополняющих подходах. Первый из них
заключается в выявлении (для каждого типа производственно-хозяйственных
организаций и различных отраслей) значений и тенденций изменения главных
организационных характеристик и соответствующих им организационных форм и
механизмов управления, которые, исходя из конкретного опыта или научных обоснований,
эффективны для определенного набора исходных условий. Второй подход
представляет, по сути, типизацию наиболее общих принципиальных решений о
характере и взаимоотношениях звеньев аппарата управления и отдельных
должностей в четко определенных условиях работы организаций данного типа в
конкретных отраслях, а также разработку отдельных нормативных характеристик
аппарата управления для этих организаций и отраслей.
Типизация решений
является средством повышения общего уровня организации управления
производством, направленным на стандартизацию и унификацию организационных
форм управления, ускорение внедрения наиболее рациональных, прогрессивных
форм. Типовые организационные решения должны быть, во-первых, вариантными, а
не однозначными, во-вторых, пересматриваемыми и корректируемыми с регулярной
периодичностью и, наконец, допускающими отклонения в случаях, когда условия
работы организации отличаются от четко сформулированных условий, для которых
рекомендуется соответствующая типовая форма организационной структуры
управления.
Экспортно-аналитический
метод состоит в обследовании и аналитическом изучении организации, проводимыми
квалифицированными специалистами с привлечением ее руководителей и других
работников, с тем чтобы выявить специфические особенности, проблемы, «узкие
места» в работе аппарата управления, а также выработать рациональные
рекомендации по его формированию или перестройке, исходя из количественных
оценок эффективности организационной структуры, рациональных принципов управления,
заключений экспертов, а также обобщения и анализа наиболее передовых тенденций
в области организации управления. Данный метод, являющийся наиболее гибким и
всеохватывающим, применяется в сочетании с другими (в особенности методами
аналогий и структуризации целей) и имеет многообразные формы реализации. В
первую очередь к ним относится осуществление диагностического анализа
особенностей, проблем, «узких мест» в системе управления действующей
производственно-хозяйственной организации или в организациях, аналогичных вновь
создаваемой, с тем чтобы предусмотреть организационное решение выявленных
проблем в разрабатываемой структуре управления. Сюда же относится и проведение
экспертных опросов руководителей и членов организации для выявления и анализа
отдельных характеристик построения и функционирования аппарата управления,
обработка полученных экспертных оценок статистико-математическими методами
(ранговой корреляции, факторного анализа, обработки списков и т. п.).
К экспертным
методам следует отнести также разработку и применение научных принципов
формирования организационных структур управления. Под ними понимаются
основанные на передовом опыте управления и научных обобщениях руководящие
правила, выполнение которых направляет деятельность специалистов при выработке
рекомендаций по рациональному проектированию и совершенствованию
организационных систем управления. Принципы формирования организационных
структур управления являются конкретизацией более общих принципов управления
(например, единоначалия или коллективного руководства, специализации и т. п.).
Примерами современных принципов формирования организационных структур могут
служить такие, как «построение организационной структуры, исходя из системы
целей», «отделение стратегических и координационных функций от оперативного
управления», «сочетание функционального и программно-целевого управления» и
целый ряд других.
Особое место
среди экспертных методов занимает разработка графических и табличных описаний
организационных структур и процессов управления, отражающих рекомендации по их
наилучшей организации. К такого рода описаниям относятся, в частности, маршрутная
технология выполнения управленческих функций или их этапов, основанная на
принципах научной организации труда, а также на прогрессивных методах и
технических средствах осуществления управленческих работ и регламентирующая
порядок их выполнения. Этому предшествует разработка вариантов организационных
решений, направленных на устранение выявленных организационных проблем, отвечающих
научным принципам и передовому опыту организации управления, а также требуемому
уровню количественно-качественных критериев оценки эффекта внести
организационных структур. Как правило, при этом осуществляется табличное
представление преимуществ и недостатков каждого из вариантов с целью их
последующего обсуждения и анализа.
Метод
структуризации целей предусматривает выработку системы целей организации
(включая их количественную и качественную формулировки) и последующий анализ
организационных структур с точки зрения их соответствия системе целей. При его
использовании чаще всего выполняются следующие этапы:
1) разработка
системы («дерева») целей, представляющей собой структурную основу для увязки
всех видов организационной деятельности, исходя из конечных результатов
(независимо от распределения этих видов деятельности по организационным
подразделениям и программно-целевым подсистемам в организации);
2) экспертный
анализ предлагаемых вариантов организационной структуры с точки зрения
организационной обеспеченности достижения каждой из целей, соблюдения принципа
однородности целей, устанавливаемых каждому подразделению, определения
отношений руководства, подчинения, кооперации подразделений, исходя из взаимосвязей
их целей, и т. п.;
3) составление
карт прав и ответственности за достижение целей как для отдельных
подразделений, так и по комплексным межфункциональным видам деятельности, где
регламентируется сфера ответственности (продукция, ресурсы, рабочая сила,
производственные и управленческие процессы, информация); конкретные результаты,
за достижение которых устанавливается ответственность; права, которыми
наделяется подразделение для достижения результатов (утверждение и
представление на утверждение, согласование, подтверждение, контроль).
Метод
организационного моделирования представляет собой разработку формализованных
математических, графических, машинных и других отображений распределения
полномочий и ответственности в организации, являющихся базой для построения,
анализа и оценки различных вариантов организационных структур по взаимосвязи их
переменных. Можно назвать несколько основных типов организационных моделей:
·
математико-кибернетические модели иерархических управленческих структур,
описывающие организационные связи и отношения в виде систем математических
уравнений и неравенств или же с помощью машинных имитационных языков (примером
могут служить модели многоступенчатой оптимизации, модели системной, «индустриальной»
динамики и др.);
·
графоаналитические модели организационных систем, представляющие собой
сетевые, матричные и другие табличные и графические отображения распределения
функций, полномочий, ответственности, организационных связей. Они дают
возможность анализировать их направленность, характер, причины возникновения,
оценивать различные варианты группировки взаимосвязанных видов деятельности в
однородные подразделения, «проигрывать» варианты распределения прав и
ответственности между разными уровнями руководства и т. п. Примерами могут
служить «метасхемные» описания материальных, информационных, денежных потоков
совместно с управленческими действиями; матрицы распределения полномочий и
ответственности; органиграммы процессов принятия решений; таблицы
коэффициентов связей между функциями производства и управления и др.;
·
натурные модели организационных структур и процессов, заключающиеся в оценке
их функционирования в реальных организационных условиях. К ним относятся
организационные эксперименты — заранее спланированные и контролируемые
перестройки структур и процессов в реальных организациях; лабораторные
эксперименты — искусственно созданные ситуации принятия решений и организационного
поведения, сходные с реальными организационными условиями; управленческие
игры—действия практических работников (участников игры), основанные на заранее
установленных правилах с оценкой их текущих и долгосрочных последствий (в том
числе с помощью ЭВМ);
·
математико-статистические модели зависимостей между исходными факторами
организационных систем и характеристиками организационных структур. Они
построены на основе сбора, анализа и обработки эмпирических данных об
организациях, функционирующих в сопоставимых условиях. Примерами могут служить
регрессивные модели зависимости численности ИТР и служащих от производственно-технологических
характеристик организации; зависимости показателей специализации,
централизации, стандартизации управленческих работ от типа организационных
задач и других характеристик и т. п.
Процесс
проектирования организационной структуры управления должен быть основан на
совместном использовании охарактеризованных выше методов. На стадиях
композиции и структуризации наибольшее значение имеют метод структуризации
целей, экспортно-аналитический метод, а также выявление и анализ
организационных прототипов. Более формализованные методы должны быть
использованы для углубленной проработки организационных форм и механизмов
отдельных подсистем на стадии регламентации. Для проектирования
организационных структур новых организаций преимущественно используются
формально-аналитические методы и модели, для совершенствования действующих
организаций — методы диагностических обследований и экспертного изучения
организационной системы. Выбор метода решения той или иной организационной
проблемы зависит от ее характера, а также от возможностей для проведения
соответствующего исследования, определяемых наличием его методики, необходимой
информации, а также квалификацией разработчиков системы и сроками
представления рекомендаций.
.