ТЕМА 10 МЕТОДЫ УПРАВЛЕНИЯ И ТЕХНИКА ЛИЧНОЙ РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ

Экономико-правовая библиотека

Учебников в библиотеке - 334                                                                Ищите же прежде Царства Божия и правды Его, и это все приложится вам. (Матф.6:33)

ТЕМА 10 МЕТОДЫ УПРАВЛЕНИЯ И ТЕХНИКА ЛИЧНОЙ РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ

1. Планирование рабочего дня руководителя.
2. Техника телефонных разговоров.
3. Роль секретаря в организации труда руководителя.
4. Особенности деловой переписки.

Цель лекции: изучить социально-психологические особенности организации управленческого труда и техники личной работы руко-водителя. 

1. Планирование рабочего дня руководителя.
Эффективность трудовой деятельности руководителя во многом оп-ределяется правильной организацией его труда.
Специалист по вопросам организации труда менеджеров Ален Лейкен дает следующие рекомендации.
Первое, что нужно сделать утром, перед началом работы - соста-вить точный график дня и список вопросов по их приоритетности. План дня должен быть составлен в письменном виде, иначе легко за-быть задуманное в лавине дел.
Вариант плана может быть представлен в следующем виде:

Шифр

Содержание работы

Прио-
ритеты

Часы

Поручить

П

Проект офиса

А

2

--

И

Новое постановление о налогах

Б

 

Иванову

ПР

Петров (письмо)

Г

0,5

--

Д

Группа Сидорова

В

1

Краеву

В означает визиты; Д - делегирование; К - контроль; 
П – задача находится в процессе выполнения; ПК - поездки, коман-дировки; ПР - письменная работа, письма, диктовка; С - секретарь; 
Т - телефонные разговоры; И - чтение отчетов, инструкций, газет.
Руководитель может использовать и свои сокращения. Приорите-ты можно расставлять с помощью букв А, Б, В. Часы проставляются ориентировочно. Сначала составление такого плана может отнимать у руководителя определенное количество времени, но вскоре эта ра-бота будет выполняться достаточно четко и быстро.
В конце рабочего дня рекомендуется подводить итог сделанному.
При этом можно использовать метод «пяти пальцев»: М - мизи-нец – «мизерный результат»; Б - безымянный палец – «боялся, но на-прасно»; С - средний палец – «средненько я поработал»; У - указа-тельный палец – «упирался я хорошо»; Б - большой палец вверх – «больше, чем я, никто не сделает в этой ситуации".
Удобно проводить этот анализ по дороге домой. Можно оценить прошедший день по баллам: 5 - очень удачный день; 4 - удачный день; 3 - удовлетворительный день; 2 - неудачный день.
Руководителю следует проанализировать, что именно помешало выполнению намеченного, в чем заключаются недоработки, чему научил прожитый день.
Организация труда руководителя тесно связана с ходом всех процессов управления и влияет на успех дела в целом.
Если руководитель постоянно занят текучкой, поддается стихий-ному ходу событий, не управляет собственным временем, то он утра-чивает способность отмечать главное от второстепенного. В резуль-тате остаются переменными многие важные или перспективные во-просы.
Из-за плохой организации труда руководитель вынужден увели-чивать рабочий день до 10 - 12, а иногда и 14 часов. В итоге не оста-ется времени на самообразование, отдых, семью. Избежать этого по-зволяет правильное планирование и распределение рабочего време-ни. 

2. Техника телефонных разговоров.
Телефонные разговоры занимают значительную долю рабочего вре-мени работников умственного труда, и в первую очередь руководи-телей. Возникает вопрос: как нужно организовывать работу, чтобы телефон не отнимал, а экономил время?
В Японии в школах и на курсах по подготовке менеджеров обу-чают говорить по телефону вежливо, как в храме; информационно, как при закладке данных в компьютер; коротко, как при отдаче ко-манды идти в атаку. 
Остановимся на основных методах работы с телефоном.

1. Метод «отгораживания» заключается в том, что нужно зара-нее отгородиться от ненужных звонков или отодвинуть их на более удобное время. Это достигается путем информирования потенциаль-ных абонентов о том, когда им удобнее позвонить. Желательно, что-бы все входящие звонки шли через секретаря или автоответчик.

2. Метод «разговора без откладывания». Если прорываются ис-ключительно важные звонки во время телефонных «часов приема», необходимо сразу выяснить:
а) кто твой абонент (должность, фирма);
б) причину звонка;
в) насколько срочно и важно дело абонента;
г) когда и по какому телефону ты сможешь позвонить ему.

3. Метод «телефонного блока». Рекомендуется выбирать 1-2 временных промежутка, например, ближе к полудню или к вечеру, когда руководитель сможет вести телефонные разговоры сериями, блоками (метод телефонного блока). 
Длительность телефонных блоков не должна превышать 30 ми-нут.
Преимущество разговора блоками заключается в том, что не бу-дут мешать входящие звонки, т.к. линия будет заблокирована.
Для ускоренной подготовки телефонных разговоров можно ис-пользовать телефонный листок следующего вида: 

Телефонный листок

Дата

№ пп

Партнер

Тема
разговора

Номер телефона

Приоритетность

Контроль за исполнением


Для более детальной подготовки телефонного звонка можно использовать следующий бланк:

Цели:
1. Чего я хочу достичь (установить общие и промежуточные цели разговора) 
2. Кому я хочу позвонить (Ф.И.О., под-разделение, функция, № телефона) 
3. Когда я хочу позвонить (утром, в скользящее время, в обеденное время, в конце дня) 
4. Какие вопросы я хочу задать (записать основные пункты) 
Документация
5. Какие документы мне потребуются (отчет, обзор и т.п.) 
6. Какие документы потребуются моему партнеру (корреспонденция, проспек-ты, акты и т.д.) 
При подготовке к особо важному или международному разгово-ру можно разработать специальный бланк:

Дата ____________

№ тел. ______________ Время ________________

Ф.И.О. абонента ____________________________________________

 

Вопросы
(записываются
заранее)

Прогнозируемые
ответы
(записывается
заранее)

Ответы
(записываются
по ходу беседы)

1.

2.

3.

1.

2.

3.

1.

2.

3.

Достигнутый результат, полученные сведения, дальнейшие действия

__________________________________________________________

__________________________________________________________

   ___________________________________________________________

 

Исполнители ____________________________________________

 

При подготовке к беседе по служебному телефону следует про-думать следующие вопросы:
1. Какую главную цель я ставлю перед собой в телефонном раз-говоре?
2. Могу ли я обойтись без этого разговора?
3. Готов ли к обсуждению предлагаемой темы собеседник?
4. Уверен ли я в благополучном для меня исходе разговора?
5. Что я хочу уяснить для себя?
6. Какие вопросы я буду задавать?
а) .......
б) .......
в) .......
7. Какие вопросы может задать мой собеседник?
а) ...…
б) .......
в) ..….
8. Какой исход устроит меня, его, обоих?
9. Какие приемы воздействия на собеседника я буду использо-вать в разговоре?
10. Как я буду вести себя, если он:
а) перейдет на повышенный тон?
б) не отреагирует на мои доводы?
в) проявит недоверие к моим словам?

3. Роль секретаря в организации труда руководителя.
Для облегчения труда руководителя телефонные звонки посетителей и почтовая корреспонденция должны проходить через секретаря. 
При этом секретарь должен владеть следующей информацией:
а) время, когда руководителю нельзя мешать;
б) с какими абонентами его соединять;
в) с кем нужно соединить в любое время;
г) с какими абонентами соединять только в приемные часы;
д) когда следует "пропускать" частные звонки.

Правила взаимодействия руководителя и секретаря
1. Не упускать случая положительно оценить усилия секретаря.
2. Спрашивать и учитывать его (ее) мнение по той или иной про-блеме. Иногда можно услышать интересные предложения.
3. Дать ему (ей) возможность проявить себя в том, что он(а) мо-жет и хочет делать, например, предложить самостоятельно отвечать на текущую почту.
4. Не оправдываться перед теми, кто жалуется на твоего секре-таря по поводу того, что он(а) не соединяет или не пропускает. Не делать замечания секретарю по этому поводу, т.к. он(а) защищал(а) тебя от бесполезных звонков и визитеров.
5. Быть по возможности предсказуемым:
а) сообщать секретарю, куда уходишь и когда вернешься;
б) все документы держать в определенном месте, известном сек-ретарю;
в) регулярно спрашивать секретаря не нуждается ли он(а) в тво-ей помощи по какому-либо вопросу;
г) информировать секретаря по основным вопросам, ибо боль-шинство секретарей очень уязвимы из-за отсутствия достаточной информации и не могут ответить на самые простые вопросы. Инфор-мированность секретаря не только облегчает взаимоотношения с за-очными и очными клиентами, но и позволяет ему выглядеть в луч-шем свете.
6. Квалифицированный секретарь не любит бездельничать, и плох тот руководитель, который не может обеспечить его (ее) рабо-той.

4. Особенности деловой переписки.
Важное место в деятельности руководителя занимает деловая пере-писка. Официальное письмо - это документ, который должен быть стандартизирован.
Зачастую деловые люди, прекрасно выражая свои мысли в уст-ном общении, не могут грамотно изложить их на бумаге.
В 20-е годы в нашей стране была сделана первая попытка разра-батывать общесоюзный стандарт на деловое письмо. Вторая попытка была предпринята в 1970 г., но в 1971 г. ГОСТ был отменен. Однако необходимость стандарта на деловое письмо остается до сих пор ощутимой.
Руководителю следует изучить пособия по служебной коррес-понденции и иметь справочники по литературному редактированию.
Если это сложно, ему необходимо запомнить главное: писать нужно просто и понятно, а стиль не должен быть тяжеловесным.
Перед написанием письма следует уточнить следующие момен-ты:
а) вид письма (сопроводительное, письмо-заказ, ответ на запрос партнера, извинение за задержку, рекламное письмо и т.п.);
б) должны ли тебе ответить;
в) уверен ли ты, что письмо придет в срок? Если нет, то не луч-ше ли отправить его факсом или позвонить по телефону?
г) ясно, ли ты представляешь, о чем писать?

Правила для написания деловых писем
1. Пиши логично, последовательно и убедительно, чтобы чи-тающий не терял время.
2. Тон письма должен быть корректным, никаких двусмысленно-стей, никаких грубостей, даже если адресат неприятен тебе или вра-ждебно настроен.
3. Избегай ненужных сокращений, неточностей. Слова должны быть простые и понятные адресату.
4. Письмо оформляй так, чтобы оно привлекло внимание секре-таря.
5. Помни, что даже мелкое несоблюдение правил (штамп, печать, бланк) может сделать письмо неполноценным с юридической точки зрения.
Руководитель крупной фирмы тратит на работу с входящей и ис-ходящей корреспонденцией более часа в день. При нерациональной постановке дела впустую теряется много времени. 

Правила работы с входящей корреспонденцией
1. Предварительную рассортировку входящей почты должен производить секретарь.
2. Все, что не представляет ценности для фирмы, не подлежит обработке и хранению, следует выбрасывать.
3. Удобно устроить ящик для почты с тремя отделениями: "к не-медленному исполнению", "к повторному рассмотрению", "в архив".
4. Если руководитель берет письмо дважды в день, это означает, что нет рациональной обработки почты. 

Правила работы с исходящей корреспонденцией
1. Хорошо экономят время готовый бланк, штемпель или наклей-ка с трафаретной надписью.
Образец бланка выглядит следующим образом:

 

Знак фирмы

 

Стандартный вариант ответа

 

________________Подпись

3. Руководитель должен избегать ненужного бумагооборота. Пи-сать и диктовать нужно как можно меньше, и только самое необхо-димое. Грамотная работа с корреспонденцией позволит сэкономить время и значительно облегчит труд руководителя.

Вопросы для самоконтроля
1. Как правильно планировать рабочий день руководителя?
2. Описать правильную технику телефонного разговора.
3. Охарактеризовать роль секретаря в облегчении труда руководите-ля.
4. Проанализировать особенности делово й переписки.

Литература
1. Власова Н. ...И проснешься боссом. Справочник по психологии управления, том 3 – Новосибирск: Икор, 1994. – 86-98.
2. Зигерт В., Ланг Н. Руководить без конфликтов; - М.: Экономика, 1990. - С. 133-144.
3. Ефимова О. Секретариат – основное звено делопроизводственной службы.// Упр. перс. – 2000. – №2(44). – С. 46-48.
4. Кузнецова Т.В. Профессиональный язык секретаря, или речевая техника коммуникаций. // Упр. перс. – 2000. - № 2 (44). – С. 22-24.
5. Кузнецова Т.В. Психологические аспекты выбора секретаря-референта для современной фирмы //Упр. персоналом – 2000.- № 2(44). – С. 9-13.
6. Курс практической психологии / Автор-сост. Р.Р.Кашапов. - Ижевск.: Изд-во Удм.ун-та, 1997. - С. 249-306.
7. Омаров А.М. Предприимчивость руководителя. - М.:Политиздат, 
1990. - С.237-249.
8. Питерс Т., Уотерман Г. В поисках эффективного управления. - М.: Прогресс, 1986. – 415 с.
9. Рихтер X., Халле X. Опыт успешного руководства. - М.: Экономи-ка, 1981. - С. 18-30, 57-77. 
10. Секреты умелого руководителя / Сост. И.В. Липсис. - М.: Эко-номика, 1991. – 320 с.
11. Сероштан Н.А. и др. Социология труда. - Харьков: Основа, 1990. - С.193 - 200.
12. Станкин М.И. Психология управления. - М.: Бизнес-школа Ин-тел-Синтез, 1999. - С.286-297.
13. Сухарев В. Этика и психология делового человека. - М.: Гранд, 1997. - С.303 - 329.
14. Томпсон Л.П., Стрикленд А.Дж. Стратегический менеджмент. - М.: ЮНИТИ, 1999. - С.537-539.
15. Швальбе Б., Швальбе Х. Личность, карьера, успех. – М.: Про-гресс, 1993. – С.185 – 195.
16. Щекин Г.В. Практическая психология менеджмента. К.: Украина, 1994. – 400 с.

 

<< попередня     зміст     наступна >>

polkaknig(at)narod.ru, ICQ - 474849132 © 2005-2009 Матеріали цього сайту можуть бути використані лише з посиланням на даний сайт.