ТЕКСТЫ КНИГ ПРИНАДЛЕЖАТ ИХ АВТОРАМ И РАЗМЕЩЕНЫ ДЛЯ ОЗНАКОМЛЕНИЯ
1. Общие положения
.
1. Общие положения
Номенклатура дел—это утвержденный систематизированный
перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в
установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и
группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации
документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной
картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным
документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10
лет включительно) хранения.
Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов
по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят
оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в
каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.
Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены
в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).
Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой.
Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и
учреждения.
Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного
учреждения или структурного подразделения.
Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы
определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и
составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую
индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является
обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.
Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная
работа, цель которой — обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их
соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их
классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности
организации.
Работа по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений,
так и учреждения в целом, координируется делопроизводственной службой и, как
правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также
комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования
дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются
заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного
пользования», справочные картотеки.
Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами
постоянного хранения и включаются в состав дел службы делопроизводства
организации. Если такая служба отсутствует, они включаются в состав дел
секретаря-референта.
После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения
и общественные организации получают выписки из соответствующих ее разделов для
использования в работе.
Номенклатура дел учреждения, не передающего документы на
государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно
утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее
10 лет.
Номенклатура дел в структурных подразделениях составляется
для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве
подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур
дел структурных подразделений.
Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземплярах.
Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй — используется этой
службой в качестве рабочего экземпляра, третий — находится в ведомственном
архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа,
четвертый — в государственном архиве, в который передаются документы данного
учреждения.
Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одного
раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения
она составляется, согласовывается и утверждается заново.
Согласованная с соответствующим учреждением государственной
архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется,
утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового
календарного года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся
сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. Образец оформления номенклатуры
дел представлен в прилож. 7.1.
.
