1. Общие положения :: vuzlib.su

1. Общие положения :: vuzlib.su

10
0

ТЕКСТЫ КНИГ ПРИНАДЛЕЖАТ ИХ АВТОРАМ И РАЗМЕЩЕНЫ ДЛЯ ОЗНАКОМЛЕНИЯ


1. Общие положения

.

1. Общие положения

Номенклатура дел—это утвержденный систематизированный
перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хра­нения в
установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и
группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации
документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справоч­ной
картотеки не исполненных документов. Кроме того, она явля­ется учетным
документом в делопроизводстве и архиве учрежде­ния для дел временного (до 10
лет включительно) хранения.

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска докумен­тов
по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят
оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в
каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.

Основные положения по составлению номенклатуры дел из­ложены
в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типо­вой.
Кроме того, различают номенклатуры дел структурного под­разделения и
учреждения.

Конкретная номенклатура отражает документы одного конкрет­ного
учреждения или структурного подразделения.

Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы
определенной категории учреждений с однотипным характером де­ятельности и
составом документации. Кроме того, типовая номен­клатура устанавливает единую
индексацию дел для соответствую­щих учреждений системы (ведомства) и является
обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.

Составлению номенклатур дел в организации предшествует под­готовительная
работа, цель которой — обеспечить учет дел, заво­димых в делопроизводстве, их
соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их
классификацию в со­ответствии с участками работы и вопросами деятельности
органи­зации.

Работа по составлению номенклатур дел, как структурных под­разделений,
так и учреждения в целом, координируется делопро­изводственной службой и, как
правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также
комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наи­менования
дел и определяться принципы их формирования. В но­менклатуры дел включаются
заголовки дел для группировки до­кументов с грифом «Для служебного
пользования», справочные картотеки.

Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются докумен­тами
постоянного хранения и включаются в состав дел службы де­лопроизводства
организации. Если такая служба отсутствует, они включаются в состав дел
секретаря-референта.

После утверждения номенклатуры дел структурные подразде­ления
и общественные организации получают выписки из соот­ветствующих ее разделов для
использования в работе.

Номенклатура дел учреждения, не передающего документы на
государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно
утверждается ее руководителем. Первый экземпляр но­менклатуры хранится не менее
10 лет.

Номенклатура дел в структурных подразделениях составляется
для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве
подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур
дел структурных подразделений.

Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экзем­плярах.
Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй — используется этой
службой в качестве рабочего экземп­ляра, третий — находится в ведомственном
архиве (у лица, ответ­ственного за архив) в качестве учетного документа,
четвертый — в государственном архиве, в который передаются документы дан­ного
учреждения.

Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одно­го
раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и струк­туры учреждения
она составляется, согласовывается и утвержда­ется заново.

Согласованная с соответствующим учреждением государствен­ной
архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каж­дого года уточняется,
утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового
календарного года. В тече­ние года в утвержденную номенклатуру дел вносятся
сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. Образец оформления номенклатуры
дел представлен в прилож. 7.1.

.

Назад

НЕТ КОММЕНТАРИЕВ

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ